Hướng Dẫn In Hóa Đơn Điện Tử Đúng Chuẩn Nghị Định 70/2025 Cho Hộ Kinh Doanh

In hóa đơn điện tử là thao tác không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại. Nhưng làm sao để in đúng quy định pháp luật, đảm bảo hợp lệ và tiết kiệm thời gian? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 cách in hóa đơn điện tử đơn giản, đặc biệt hữu ích cho hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng nhỏ, siêu thị mini hoặc doanh nghiệp vừa.

1. Vì Sao Cần In Hóa Đơn Điện Tử? Có Bắt Buộc Không?

1.1. Khi Nào Cần In Hóa Đơn Điện Tử?

Theo quy định, hóa đơn điện tử có hiệu lực khi đã ký số và lưu trữ hợp lệ. Tuy nhiên, bạn vẫn nên in hóa đơn trong các trường hợp:

– Khách hàng yêu cầu bản giấy

– Lưu trữ nội bộ để tiện đối chiếu

– Xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra

1.2. Có Bắt Buộc Phải In Hóa Đơn Điện Tử?

Không bắt buộc in trong mọi giao dịch, nhưng nếu in thì phải đúng định dạng, đủ thông tin như mã tra cứu, mã số thuế,… để hợp lệ.

💡 Mẹo: Dùng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như Abit để in trực tiếp, đơn giản – nhanh gọn – đúng chuẩn.

1.3. Bản In Có Giá Trị Pháp Lý Không?

– Bản thể hiện: Dùng để lưu hoặc gửi cho khách, không có giá trị pháp lý chính thức.

– Bản chuyển đổi: Có thể dùng thay thế hóa đơn giấy nếu được xác nhận bởi người bán.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 6 điều doanh nghiệp CẦN BIẾT

2. 3 Cách In Hóa Đơn Điện Tử Đơn Giản, Ai Cũng Làm Được

2.1. In Từ Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Phù hợp cho: Cửa hàng, doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử.

Cách thực hiện:

1. Truy cập phần “Quản lý hóa đơn”

2. Chọn hóa đơn cần in

3. Bấm “In bản thể hiện” hoặc “In bản chuyển đổi”

4. In bằng máy văn phòng hoặc máy in nhiệt

Ưu điểm:

– In đúng mẫu, có mã tra cứu

– Hỗ trợ in hàng loạt

– Phù hợp với quy định Nghị định 70 và Thông tư 78

>>> Xem thêm: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử cho các nhà kinh doanh trên sàn thương mại điện tử 

2.2. In Từ Máy Tính Tiền Hoặc Máy POS

Phù hợp cho: Siêu thị mini, tiệm tạp hóa, quán ăn, cafe – nơi cần in hóa đơn nhanh ngay tại quầy.

Lợi ích:

– Giao dịch – xuất hóa đơn – in hóa đơn chỉ trên 1 thiết bị

– Không cần thao tác thêm trên máy tính

– Hóa đơn in ra có mã tra cứu, đủ thông tin

Ví dụ thiết bị phù hợp: Máy bán hàng Sapo S7, máy POS tích hợp phần mềm hóa đơn

2.3. In Từ File Hóa Đơn (PDF hoặc XML)

Phù hợp khi: Hóa đơn được lưu ở dạng file và bạn muốn in lại để gửi khách hoặc lưu trữ.

Cách in:

– Mở file hóa đơn từ email hoặc phần mềm

– Kiểm tra kỹ mã số thuế, mã tra cứu

– In bằng máy in văn phòng hoặc in hóa đơn khổ 58mm/80mm

Lưu ý: Phải in đúng nguyên bản, không chỉnh sửa, và có mã tra cứu hợp lệ.

3. Lưu Ý Quan Trọng Khi In Hóa Đơn Điện Tử

3.1. Phân Biệt Bản Thể Hiện và Bản Chuyển Đổi

– Bản thể hiện: Dùng để đối chiếu, không cần đóng dấu.

– Bản chuyển đổi: Có chữ ký người bán, sử dụng như hóa đơn giấy.

3.2. Lỗi Thường Gặp Khi In Hóa Đơn

– In sai ký hiệu mẫu số

– Thiếu mã tra cứu

– Dùng mẫu hóa đơn cũ không còn hợp lệ

✅ Giải pháp: Dùng phần mềm đã được Tổng cục Thuế công nhận, như Abit, để tránh lỗi.

3.3. Phải Tuân Thủ Quy Định Mới Nhất

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Thông tư 78/2021/TT-BTC

– Nghị định 70/2025/NĐ-CP – cập nhật mới nhất cho hộ kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ

4. Câu Hỏi Thường Gặp Khi In Hóa Đơn Điện Tử

4.1. Có Cần Đóng Dấu Khi In Hóa Đơn Không?

Không cần. Hóa đơn điện tử đã ký số hợp lệ không cần thêm dấu mộc.

4.2. Bản In Có Thay Thế Hóa Đơn Giấy Không?

Có, nếu là bản chuyển đổi có xác nhận của người bán.

4.3. In Từ Máy Tính Tiền Có Hợp Lệ Không?

Hoàn toàn hợp lệ, nếu phần mềm đạt chuẩn, hóa đơn đã ký số, gửi lên cơ quan thuế và có mã tra cứu.

4.4. Mất Bản In Có Cần Xuất Lại Không?

Không sao. Bạn có thể in lại từ phần mềm bất kỳ lúc nào.

4.5. Gửi Hóa Đơn Qua Zalo, Email Có Được Không?

Được. Nên gửi bản PDF có ký số và mã tra cứu để đảm bảo tra cứu dễ dàng.

5. Kết Luận

In hóa đơn điện tử sẽ không còn là nỗi lo nếu bạn hiểu đúng quy định và sử dụng công cụ phù hợp. Dù bạn là hộ kinh doanh nhỏ hay cửa hàng bán lẻ, hãy chọn phần mềm hỗ trợ đầy đủ như Abit để in hóa đơn:

– Nhanh chóng – Đơn giản – Hợp lệ

– Tuân thủ đúng Nghị định 70/2025

– Tối ưu hóa quy trình bán hàng tại quầy