Mã nhận hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu và sử dụng đúng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều cập nhật về quản lý hóa đơn điện tử. Một trong những điểm đáng chú ý là việc áp dụng và tra cứu mã nhận hóa đơn – yếu tố xác thực quan trọng giúp doanh nghiệp và người mua đối chiếu thông tin hóa đơn nhanh chóng và minh bạch.
Vậy mã nhận hóa đơn là gì? Nó có khác gì mã tra cứu hay mã cơ quan thuế cấp? Và làm sao để tra cứu chuẩn xác trên Cổng hóa đơn điện tử? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Mã nhận hóa đơn là gì?
Mã nhận hóa đơn là mã định danh duy nhất do Tổng cục Thuế cấp cho từng hóa đơn điện tử sau khi doanh nghiệp gửi dữ liệu thành công lên hệ thống.
Mỗi hóa đơn gửi thành công sẽ được hệ thống trả về một chuỗi mã gồm chữ và số – đó chính là mã nhận, dùng để xác minh hóa đơn đã được ghi nhận hợp lệ bởi cơ quan thuế.
Mã nhận hóa đơn giúp:
– Xác thực hóa đơn đã được ghi nhận hợp lệ
– Làm căn cứ pháp lý khi tra soát hóa đơn đầu vào
– Dễ dàng đối chiếu trạng thái hóa đơn (đã nhận – bị từ chối – chờ xử lý)
Ví dụ mã nhận:
MRH20250701-0123456789
2. Mã nhận có phải là mã tra cứu?
Không giống nhau.
– Mã nhận là mã hệ thống cấp sau khi tiếp nhận hóa đơn (nằm trong phản hồi của cơ quan thuế)
– Mã tra cứu là mã dùng để tra cứu hóa đơn trên các cổng như hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ 3
Trong một số trường hợp, phần mềm sẽ đồng nhất mã nhận với mã tra cứu để dễ thao tác, nhưng về mặt kỹ thuật chúng không hoàn toàn giống nhau.
3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn theo mã nhận mới nhất 2025
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử
👉 https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Nhập thông tin gồm:
– Mã số thuế người bán
– Mã nhận hóa đơn
– Mã xác thực (CAPTCHA)
Bước 4: Xem kết quả
Hệ thống hiển thị:
– Trạng thái xử lý (Đã ghi nhận / Từ chối / Chờ tiếp nhận)
– Thông tin người bán, người mua, ngày phát hành, giá trị hóa đơn
– File XML nếu hóa đơn đã được phê duyệt
>>> Xem thêm: 6 cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78/2021-TT/BTC
4. Mã nhận dùng để làm gì?
| Tình huống | Cách sử dụng mã nhận |
|---|---|
| Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn đã gửi | Dùng mã nhận để tra trạng thái tiếp nhận |
| Khách hàng kiểm tra hóa đơn đầu vào | Yêu cầu mã nhận từ người bán để xác thực hóa đơn |
| Kế toán tra cứu, lưu trữ | Lưu mã nhận để đối chiếu, kiểm toán sau này |
| Cơ quan thuế xử lý tra soát | Mã nhận là căn cứ đối chiếu hóa đơn cụ thể trên hệ thống tổng |
5. Những lưu ý khi sử dụng mã nhận hóa đơn
– Mỗi hóa đơn chỉ có 1 mã nhận duy nhất, không dùng lại được
– Mã nhận không thay thế cho mã số hóa đơn hoặc ký hiệu hóa đơn
– Không nên chia sẻ mã nhận công khai nếu hóa đơn chứa thông tin nhạy cảm
– Nên lưu trữ mã nhận trong phần mềm kế toán hoặc hệ thống nội bộ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu về sau
6. Lỗi thường gặp khi tra cứu mã nhận & cách khắc phục
| Lỗi phổ biến | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Không hiển thị hóa đơn | Nhập sai mã hoặc chưa được tiếp nhận | Kiểm tra lại hoặc chờ vài phút |
| Trạng thái “chưa xử lý” | Hệ thống chưa cập nhật | Đợi hoặc liên hệ NCC hóa đơn |
| Lỗi truy cập hệ thống | Sự cố hệ thống hoặc truy cập giờ cao điểm | Thử lại sau hoặc ngoài giờ hành chính |
7. Căn cứ pháp lý về mã nhận hóa đơn
– Nghị định 70/2025/NĐ-CP: sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ
– Thông tư 78/2021/TT-BTC: hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử
– Công văn 4370/BTC-DNTN: hướng dẫn cụ thể từ Bộ Tài chính về xử lý hóa đơn sau sáp nhập hành chính
>>> Xem thêm: Xuất hóa đơn cho cá nhân. Quy định hướng dẫn chi tiết 2025
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH (FANPAGE, SÀN TMĐT), QUẢN LÝ TỒN KHO.
Bài
viết liên quan
