Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Trong thời đại chuyển đổi số, khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử được nhắc đến ngày càng nhiều, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức ký này. Mặc dù đều dùng để xác nhận giao dịch trên môi trường số, chữ ký số và chữ ký điện tử lại có tính pháp lý, cách hoạt động và phạm vi sử dụng hoàn toàn khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử một cách chi tiết, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là thuật ngữ chung chỉ tất cả các dạng ký trên môi trường số nhằm xác nhận danh tính và sự đồng thuận của người ký.
Chữ ký điện tử có nhiều dạng như: ký bằng hình ảnh, ký bằng mã OTP, ký bằng cách tick xác nhận, ký qua ứng dụng…

Đặc điểm của chữ ký điện tử

– Dễ tạo, dễ sử dụng.

– Không cần thiết bị chuyên dụng.

– Dùng được trong nhiều giao dịch online.

– Tính pháp lý phụ thuộc vào công nghệ dùng để xác thực.

Ví dụ thực tế

– Ký hợp đồng qua email bằng việc tick “Tôi đồng ý”.

– Ký xác nhận đơn hàng bằng mã OTP.

– Ký văn bản điện tử trên phần mềm ký số cloud.

2. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được mã hóa bằng công nghệ PKI và phát hành bởi tổ chức chứng thực chữ ký số (CA).
Để dùng chữ ký số, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần đăng ký USB Token hoặc chứng thư số dạng Cloud.

Đặc điểm của chữ ký số

– Bảo mật cao nhờ công nghệ mã hóa hai khóa (khóa công khai & khóa bí mật).

– Có giá trị pháp lý mạnh, được công nhận trong hầu hết các giao dịch điện tử của Nhà nước.

– Không thể chỉnh sửa nội dung sau khi ký.

– Dùng phổ biến trong: khai thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, đấu thầu, ký hợp đồng…

>>>> Xem thêm: Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách sử dụng và đăng ký chữ ký số 

3. So sánh chữ ký điện tử và chữ ký số

Bảng so sánh nhanh

4. Khi nào nên dùng chữ ký điện tử?

Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký điện tử khi:

– Ký với đối tác ít yêu cầu pháp lý chặt chẽ.

– Ký xác nhận nội bộ, checklist, phiếu, yêu cầu mua hàng.

– Ký hợp đồng thương mại thông thường bằng nền tảng ký điện tử.

Lợi ích: nhanh – tiện – tiết kiệm – dùng trên mọi thiết bị.

5. Khi nào phải dùng chữ ký số?

Chữ ký số là bắt buộc trong các hoạt động:

– Khai và nộp thuế điện tử.

– Phát hành hóa đơn điện tử.

– Giao dịch với Cổng thông tin quốc gia về BHXH.

– Đấu thầu điện tử.

– Chứng từ nội bộ quan trọng có giá trị pháp lý cao.

– Ký hợp đồng với yêu cầu xác thực mạnh.

>>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn chi tiết cho nhà bán hàng

6. Ưu – nhược điểm của chữ ký điện tử và chữ ký số

Ưu điểm chữ ký điện tử

– Tiện lợi, không cần token.

– Ký từ xa nhanh chóng.

– Chi phí thấp.

Nhược điểm

– Tính pháp lý không cao bằng chữ ký số.

– Dễ bị giả mạo nếu hệ thống không đủ bảo mật.

Ưu điểm chữ ký số

– Độ tin cậy – bảo mật cao.

– Hợp lệ trong hầu hết giao dịch Nhà nước.

– Không thể chỉnh sửa sau khi ký.

Nhược điểm

– Cần thiết bị chuyên dụng (USB hoặc Cloud).

– Chi phí cao hơn.

– Cần gia hạn định kỳ.

Kết luận

– Nếu bạn cần ký nhanh, giao dịch thương mại bình thường, hãy dùng chữ ký điện tử.

– Nếu bạn cần tính pháp lý cao, giao dịch với Cơ quan Nhà nước, bạn phải dùng chữ ký số.

Vậy Abit đã giúp bạn phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử một cách dễ hiểu nhất. Cả hai đều quan trọng và doanh nghiệp nên kết hợp tùy nhu cầu sử dụng để tối ưu chi phí và hiệu quả. Chúc bạn thành công!