Ứng dụng mô hình quản trị tinh gọn vào hoạt động quản lý kho

Thách thức hàng đầu cho nhà quản lý kho là làm thế nào để đảm bảo nguồn hàng luôn đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường? Làm sao để tối ưu quy trình kiểm soát hàng hóa nhập-xuất? Vậy hôm nay xin được giới thiệu với các bạn một mô hình quản lý vô cùng hiệu quả đó chính là quản trị tinh gọn.

Quản trị tinh gọn là gì?

Quản trị tinh gọn hay còn được biết đến dưới cái tên “Lean manufacturing”, là thuật ngữ để nói về hệ thống sản xuất tinh gọn, luôn cập nhật, cải tiến các quy trình kinh doanh. Bao gồm các cấp độ khác nhau như: lean manufacturing (sản xuất tinh giản), lean enterprise (doanh nghiệp tinh gọn) và lean thinking (tư duy tinh gọn).

Quản trị tinh gọn chú trọng, tập trung vào việc nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo ra thêm giá trị cho khách hàng, nhưng lại gia tăng chi phí trong chuỗi các hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Nếu như ở các phương pháp quản lý kho truyền thống, việc lưu kho là hết sức bình thường. Thế nhưng, trong quản trị tinh gọn thì điều này tuyệt đối không được phép xảy ra. Bởi nó hoạt động theo nguyên tắc “Tất cả những gì lãng phí, không sử dụng đều phải được loại bỏ. Tạo không gian làm việc thoải mái nhất, rộng rãi nhất”. Ưu điểm của hình thức này phải kể đến như:  Cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, giám sát chặt chẽ sự biến động của thị trường, cải thiện thông tin in trên bao bì, đối phó với những biến động của thị trường,…

Lợi ích của mô hình quản trị tinh gọn trong quản lý kho

Việc áp dụng mô hình quản trị tinh gọn vào quản lý kho đã hạn chế tối đa được các rủi ro và yếu tố xấu tác động tới doanh nghiệp. Những lợi ích không thể chối cãi của nó chính là:

Hạn chế sai sót trong kiểm kê hàng hóa

Mọi hoạt động dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa đều mang đến những rủi ro và hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Điều này bắt nguồn từ những tầm nhìn sai lệch, thu thập nguồn thông tin không chính xác. Kéo theo hậu quả tất yếu là sai sót trong khâu kiểm soát, điều hành kho bãi. Ảnh hưởng đến việc phục vụ khách hàng và doanh thu của doanh nghiệp.

Trong khi đó, mô hình Lean manufacturing sẽ cho phép bạn thực hiện kiểm kê hàng hóa theo phương pháp FIFO (nhập trước – xuất trước), hạn chế việc sản xuất dư thừa, giảm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn kho, cung cấp số liệu chính xác, có khả năng lập kế hoạch và dự báo trước tình trạng kho,… Bằng chứng là doanh nghiệp có thể giảm tới hơn 90% sai sót trong quá trình lập kế hoạch và giao-nhận-đặt hàng giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Quản lý chất lượng đầu vào

Mô hình quản trị tinh gọn có khả năng đánh giá đúng nhà cung cấp, loại bỏ ngay các nguyên liệu đầu vào kém chất lượng, sai sót. Cung cấp dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra những điều lệ hợp đồng, thỏa thuận bắt buộc để ngăn ngừa sản phẩm lỗi và hư hỏng. Xây dựng, phát triển bảng kiểm soát chất lượng nhằm theo dõi hiệu suất thường xuyên.

Tối ưu thời gian thực hiện

Trên thực tế, việc quản trị theo mô hình tinh gọn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% thời gian chế biến, đóng gói và giảm 25% tổng thời gian của cả quy trình sản xuất. Thêm vào đó, việc tối ưu trong bố trí, sắp xếp kho cũng giúp cắt bớt 25% thời gian bảo quản, 30% của hoạt động thu hoạch sản phẩm và 10-30% tổng thời gian bốc xếp, vận chuyển hàng hóa.

Giải quyết vấn đề sản xuất dưa thừa, hàng tồn kho

Lean manufacturing sẽ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ bán hàng và giao cho các nhà phân phối trước khi sản phẩm hết hạn. Đặc biệt là đối với những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn. Thêm vào đó nó còn hỗ trợ đề ra các phương án cũng như kế hoạch marketing để giải phóng số hàng hóa dư thừa. Phân chia thời gian đồng đều khối lượng giữa các nhiệm vụ, tận dụng tối đa mọi khả năng về nguồn vốn và nhân lực.

Với sự tăng trưởng và mở rộng chu kỳ không ngừng của chuỗi cung ứng toàn cầu, vai trò của quản trị tinh gọn trong quản lý kho càng quan trọng hơn nữa. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn một giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát kho hàng. Chúc các bạn thành công.