Hướng dẫn tối ưu quy trình vận đơn tiết kiệm chi phí cho kinh doanh

Muốn có được mã vận đơn để tra cứu tình trạng đơn hàng và nhận lại tiền thu hộ từ dịch vụ ship cod, bạn thường sẽ phải ra bưu cục gửi của các hãng. Quy trình vận đơn này đang gây lãng phí thời gian và tiền bạc của rất nhiều cửa hàng. Xin giới thiệu một cách tối ưu hơn, vừa tăng tốc độ xử lý vừa  giảm áp lực của nhân viên và chủ shop.

Dành cho những ai chưa biết về quy trình vận đơn

Vận đơn là một loại chứng từ do người chuyên chở hàng hóa hoặc đại diện của họ phát hành cho người gửi để xác nhận việc sử dụng dịch vụ. Đồng thời cam kết giao đúng người, đúng địa chỉ, thu đúng số tiền hoặc thực hiện tất cả những thỏa thuận khác đã được ghi trên giấy.

Quy trình vận đơn sẽ được thiết lập với một hoặc nhiều hãng vận chuyển. Nhưng dù có sử dụng nhiều hãng thì mục đích cuối cùng vẫn là đảm bảo các đơn hàng từ tay người gửi đến tay người nhận an toàn. Đồng thời cần tiết kiệm tối đa chi phí để tăng lợi nhuận trên từng đơn. Gia tăng tốc độ xử lý để tránh làm gián đoạn khi phải gửi nhiều đơn cùng một lúc. Quy trình vận chuyển càng được tối đa hóa thì hiệu quả kinh doanh càng tăng cao.

Tối ưu quy trình vận đơn trên phần mềm Abit

Đơn hàng giao quá chậm khách đòi trả hàng. Nhầm lẫn đơn này với đơn kia, khó tra vận đơn khi mất bill… Đó là những vấn đề quen thuộc mà bất kì shop online nào cũng gặpi. Một ngày cứ 20 đơn đã thấy phức tạp chứ đừng nói các shop lớn phải xử lý hàng ngàn đơn một ngày. Bí quyết của họ là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit. Giúp shop thực hiện quy trình vận đơn cực kì nhanh và chính xác chỉ qua 3 bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống quản lý của Shop trên Abit.

Hiện nay Abit đang kết nối với 6 hãng vận chuyển hàng đầu Việt Nam: GHN, GHTK, VN post, Viettel Post, J&T Express, Supership. Đây đều là những đơn vị giao hàng tốc độ nhanh, chi phí thuộc hàng rẻ và nhiều chương trình ưu đãi cho các đối tác. Đặc biệt có những shop lớn, lượng đơn nhiều và ổn định có thể thương lượng đồng giá ship toàn quốc.

Bước 2: Gửi đơn hàng qua đơn vị vận chuyển để tạo vận đơn.

Khi đã hoàn thành thông tin về đơn hàng, bao gồm đầy đủ về địa chỉ người nhận. Người dùng tích chọn và đẩy đơn hàng loạt sang một trong 6 hãng vận chuyển chỉ bằng 1 click chuột. Khi đó đơn chuyển đồng thời sang trạng thái “Đã gửi BĐ”. Mục đích để phân biệt với những đơn chưa xử lý xong để tránh gây nhầm lẫn.

Bước 3: Lấy vận đơn và xử lý mọi vấn đề vận chuyển

Bộ phận tiếp nhận đơn của hãng sẽ duyệt và báo shipper qua lấy hàng tận nơi. Khi đó, Abit cũng đồng thời nhận được thông báo “Đã Duyệt” và cập nhật tự động mã vận đơn trên hệ thống. Mã này sẽ trùng với mã trên phiếu giao (bill) mà bạn vẫn thường lấy ở bưu cục. Như vậy, bạn đã hoàn thành gửi đơn cho vận chuyển cực nhanh, chuẩn xác. Không mất công tải hàng ra bưu cục, ghi từng vận đơn lẻ tốn quá nhiều thời gian.

Với mã vận đơn, bạn có thể thao tác nhanh chóng các công việc như:

In vận đơn: Công việc này thường do nhân viên bưu cục làm và dán lên gói hàng. Tuy nhiên nếu đã ngán ngẩm cảnh chờ đợi xếp hàng tại đây. Bạn hoàn toàn có thể tự in vận đơn trên phần mềm Abit. Khi đã có mã vận đơn, hệ thống sẽ đưa ra các mẫu in. Bạn chỉ cần chọn đơn, đặt lệnh in ngay lập tức. Sau đó bóc ra và dán thẳng lên gói hàng là xong.

Định vị đơn hàng: đơn đang ở đâu? Giao đến kho nào? Bao lâu nữa thì tới tay người nhận? Thay vì phải mất công mở từng web/ứng dụng của hãng, gõ vào hàng loạt dãy số dài phức tạp. Chỉ cần mở Abit lên vào phần Quản lý vận đơn thông tin sẽ được cập nhật 24/24h. Kể cả khi mất bill bạn vẫn có thể tra cứu đơn hàng được với nền tảng điện toán đám mây.

Tình trạng giao hàng: Tình trạng đang giao, đã giao thành công hay hoàn về? Tính năng này giúp shop nhanh chóng nắm bắt thông tin. Xử lý ngay lập tức các trục trặc diễn ra trong quá trình vận chuyển. Nếu đơn hàng thành công web sẽ tự động ghi nhận trạng thái. Nếu đơn hàng bị hoàn về sẽ tự động tính ra tỷ lệ. Tỷ lệ hàng hoàn càng thấp thì vận đơn hoạt động càng tốt. Tỷ lệ hàng hoàn cao là dấu hiệu đáng báo động cho các shop online.

Đối soát tiền thu hộ để ghi nhận doanh thu: Đơn hàng có trạng thái giao thành công sẽ được đối soát phí cod với bên vận chuyển. Để tránh sai lệch, Abit cho phép import file Excel đối soát hàng loạt đơn để tính ra tổng tiền nhanh chóng. Không cần đối chiếu từng đơn một mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Bên vận chuyển cũng sẽ chuyển thẳng tiền vào tài khoản ngân hàng định kì theo thỏa thuận. Shop thậm chí không cần lặn lộn ra bưu cục nhận tiền nữa.

Tạm kết

Trên đây là gợi ý về cách tối ưu quy trình vận đơn dành cho các shop kinh doanh online. Hy vọng bạn có thể áp dụng thành công để tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực và chi phí xử lý đơn hàng.

Ngoài tính năng tạo và xử lý vận đơn, Abit còn là công cụ quản lý bán hàng hữu hiệu nhất. Hỗ trợ chủ shop quản lý cửa hàng trực tiếp, thanh toán in bill nhanh chóng. Tăng tương tác fanpage bằng auto comment – inbox – like theo kịch bản. Kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên, hạn chế gian lận. Update tồn kho chi tiết, tránh thất thoát không lý do,… Cơ hội trải nghiệm full tính năng của phần mềm với CHI PHÍ 0 ĐỒNG – Click ngay !!!