6 Nguyên nhân làm thất thoát hàng hoá, gây thiệt hại cho doanh nghiệp & Cách phòng tránh hiệu quả

Trong hoạt động kinh doanh, thất thoát hàng hóa luôn là nỗi lo lớn của mọi chủ doanh nghiệp — từ bán lẻ truyền thống đến chuỗi cửa hàng và kinh doanh online. Nếu không kiểm soát chặt, lượng hàng mất mát âm thầm có thể ăn mòn lợi nhuận, thậm chí khiến doanh nghiệp thua lỗ mà không biết lý do.

Vậy nguyên nhân thất thoát hàng hóa đến từ đâu? Làm sao để hạn chế tối đa rủi ro? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Thất thoát hàng hóa là gì?

Thất thoát hàng hóa là sự mất mát ngoài kiểm soát trong quá trình nhập – xuất – tồn kho, dẫn đến số liệu thực tế và sổ sách không khớp nhau.

Hậu quả có thể gây ra:

– Giảm lợi nhuận nghiêm trọng

– Khó kiểm soát dòng tiền và tồn kho

– Ảnh hưởng uy tín và kế hoạch kinh doanh

– Tăng chi phí vận hành, chi phí nhập bù

2. TOP 6 nguyên nhân làm thất thoát hàng hóa phổ biến nhất

2.1 Quy trình quản lý kho chưa chặt chẽ

– Không đối soát đủ bộ chứng từ

– Thiếu kiểm tra số lượng khi nhập hàng

– Xuất kho không ghi nhận ngay dẫn đến sai lệch

Xuất hiện nhiều ở cửa hàng nhỏ lẻ, không có phần mềm quản lý.

– Kiểm kê kho không thường xuyên

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kê cuối tháng hoặc cuối năm → thời gian lâu dễ gây thất thoát liên tục mà không phát hiện kịp thời.

>>> Đọc thêm: Quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả – Giảm sai sót tăng hiệu suất cho doanh nghiệp 

2.2 Nhân viên gian lận, chiếm dụng tài sản

Một trong những nguyên nhân nhạy cảm nhưng rất phổ biến:

– Cấu kết với nhà cung cấp

– Cố tình làm sai số lượng

– Tự ý xuất bán ngoài, không ghi đơn

Đặc biệt khi không phân quyền rõ ràng và chủ không trực tiếp giám sát.

2.3 Hư hỏng, hết hạn nhưng không theo dõi

Các sản phẩm: F&B, mỹ phẩm, thời trang theo mùa… dễ:

– Hư hại khi bảo quản không đúng cách

– Lỗi mốt, lỗi thời

– Hết hạn nhưng chưa xử lý kịp

2.4 Sai sót khi bán hàng hoặc đóng gói

Lỗi chủ quan từ nhân viên:

– Quét mã sai

– Trùng đơn hoặc thiếu đơn

– Giao nhầm sản phẩm

Đặc biệt khi doanh thu tăng cao → dễ bỏ sót cập nhật tồn kho.

2.5 Thất lạc khi vận chuyển

Xuất hiện nhiều với các mô hình online:

– Hàng hoàn sai trạng thái

– Đơn trả nhưng bị mất hàng

– Đối tác giao hàng xử lý thiếu minh bạch

>>> Xem thêm: so sánh các đơn vị vận chuyển – Dịch vụ ship hàng nào uy tín 

2.6 Không có phần mềm quản lý kho minh bạch

Quản lý bằng Excel/ghi chép thủ công dẫn đến:

– Số liệu sai lệch theo thời gian

– Khó theo dõi tồn thực tế theo từng chi nhánh

– Mất dữ liệu dễ xảy ra

3. Hậu quả thất thoát hàng hóa nếu không xử lý kịp thời

Chỉ cần 1-3% thất thoát cũng đủ khiến lợi nhuận bị thổi bay!

4. Giải pháp kiểm soát thất thoát hàng hóa hiệu quả

– Xây dựng quy trình nhập – xuất kho chuẩn hóa
– Kiểm kê định kỳ và đối soát sổ sách
– Phân quyền nhân viên theo vai trò, giám sát xuyên suốt
– Lắp camera và niêm phong khu vực kho
– Đào tạo kỹ năng quản lý kho cho nhân viên
– Ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại

Phần mềm là giải pháp quan trọng nhất giúp minh bạch số liệu – chống gian lận – cảnh báo tồn kho bất thường.

5. Ứng dụng phần mềm quản lý Abit trong kiểm soát thất thoát hàng hóa

Abit giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quá trình quản lý kho:

–  Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
– Tự động trừ kho khi có đơn từ FB, Shopee, Lazada, Tiktok
– Theo dõi xuất – nhập rõ ràng theo từng nhân sự
– Cảnh báo tồn thấp / tồn âm / hàng sắp hết hạn
– Kiểm kê kho dễ dàng bằng quét mã vạch
– Báo cáo chênh lệch chính xác trong vài giây
– Giảm thất thoát 20–50% chỉ sau 1–2 tháng áp dụng

Giải pháp được hơn 100.000+ chủ shop tin dùng.