Giải pháp xử lý số liệu nhanh gấp đôi file Excel báo cáo kinh doanh

Nỗi lòng của kế toán dùng file Excel báo cáo kinh doanh tổng hợp rất nhiều giấy tờ, hóa đơn. Công việc phức tạp và rất tốn thời gian, mà sếp thi thoảng yêu cầu báo cáo đột xuất. Rồi đến cuối tháng, cuối quý, cuối năm lại phải tăng ca vì đầu việc quá tải. Có cách nào xử lý hiệu quả không? (Forum Dân kế toán).

Những bất cập khi dùng file Excel báo cáo kinh doanh

Theo thống kê, 70% độ trễ và kém hiệu quả trong quản lý bán lẻ đến từ năng lực của công cụ quản lý. Một file Excel có thể là lựa chọn phù hợp đối với cửa hàng bé, muốn tiết kiệm chi phí ban đầu. Nhưng nó chắc chắn không phải là lựa chọn sáng suốt cho tư duy kinh doanh dài hạn.

Thiếu chủ động trong tổng hợp báo cáo

Lập file Excel cũng có nhiều điểm tương tự như quản lý sổ sách thủ công. Bạn vẫn phải đi dò tìm giấy tờ, sổ sách, đối chiếu với các bộ phận khác như bán hàng, kho, giao hàng,.. Sau khi chờ báo cáo từ bộ phận gửi về bằng file Excel, mất thêm một khoảng thời gian nữa để cập nhật lại vào báo cáo kinh doanh. Kế toán làm việc ở trạng thái rất bị động, còn nhà quản lý cũng phải chờ kế toán tổng hợp. Sau đó mới nhận định được tình hình kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển. Điều này khiến bộ máy trở nên cồng kềnh, mất nhiều thời gian trễ, kéo theo hiệu suất làm việc xuống thấp.

Không tổng hợp được nhiều loại sổ sách chứng từ

Mặc dù file Excel có lượng lưu trữ rất lớn, nhưng bạn không thể cùng lập một file Excel cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Vì như thế sẽ dễ gây nhầm lẫn, sai lệch số liệu – điều tối kị trong báo cáo. Bộ phận kế toán – thủ quỹ sẽ thường có file Excel quản lý kho, file quản lý công nợ, file quản lý bán hàng, file báo cáo doanh thu,… Dùng nhiều file excel nhưng các nội dung rời rạc, không liên kết với nhau. Mỗi khi cần thao tác sẽ phải mở từng file để chỉnh rất bất tiện và gây ức chế cho người dùng.

File Excel báo cáo kinh doanh khó dùng, bảo mật kém, dễ bị mất

Mặc dù file hiện nay đã tối ưu nhiều thao tác. Tuy nhiên để sử dụng Excel tốt người dùng phải có nghiệp vụ vững và thông thạo các hàm tính. Bên cạnh đó, tính bảo mật cũng là nỗi lo cho kế toán. Khi lưu file trên máy tính dễ bị kẻ xấu xâm nhập và ăn cắp, thay đổi thông tin. Một khi máy tính hư hỏng thì dữ liệu file cũng sẽ khó lòng khôi phục lại.

Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng thay thế File Excel báo cáo kinh doanh

Đây chính là thứ tổng hợp số liệu báo cáo nhanh gấp nhiều lần so với thao tác trên File Excel. Việc thống kê, đối chiếu, tính toán hàng trăm hóa đơn từ nhiều nguồn bán không còn là nỗi lo khi dùng phần mềm bán hàng online Abit. Các phép tính được thực hiện chính xác và tự động dựa trên số liệu bán hàng thực tế. Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và không có sai sót như tính thủ công.

Abit hiện có hơn 20 báo cáo kinh doanh chi tiết theo thời gian thực. Kết hợp với nhiều dạng biểu đồ tròn, biểu đồ cột màu sắc sinh động, dễ nhìn. Thao tác bấm đơn giản, dễ sử dụng làm quen chỉ trong vòng 10-15 phút. Giúp bạn nắm chính xác tình hình kinh doanh ở cửa hàng chỉ sau vài cú nhấp chuột.

Nền tảng này hiện đã tích hợp luôn ứng dụng Abitstore trên điện thoại di dộng. Cho phép cập nhật báo cáo chính xác theo bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Chủ shop có thể quản lý dòng tiền 24/7 mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Abit báo cáo kinh doanh đa kênh thay thế cho File Excel đơn giản. Người dùng có thể điều chỉnh chế độ xem báo cáo theo nguồn đơn (Facebook, Tiki, Shopee, Lazada hay Website). Báo cáo theo doanh số sản phẩm để biết hàng bán chạy. Báo cáo theo tỷ lệ chốt đơn để xem hiệu quả làm việc của đội telesale,..Đặc biệt còn báo cáo kho và đưa ra dự toán doanh số theo phân loại khách hàng tiềm năng….

Đặc biệt, phần mềm Abit ứng dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại. Các bộ phận trong cùng hệ thống dễ dàng nắm bắt thông tin và giao tiếp, phối hợp với nhau cùng hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt chế độ bảo mật và phân quyền nhân viên theo chức danh. Các dữ liệu quan trọng như báo cáo tài chính, lãi lỗ, công nợ, báo cáo tồn kho,.. Chỉ có tài khoản của người quản lý và kế toán mới được quyền xem và điều chỉnh. Còn lại những bộ phận khác như sale, marketing, bán hàng không nhìn thấy được để bảo mật thông tin.

Kết luận

File Excel báo cáo kinh doanh dần sẽ bị thay thế bởi phần mềm quản lý bán hàng Abit – giải pháp xử lý số liệu tự động, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chủ shop hãy cân nhắc lợi ích và đầu tư dài hạn với mức chi phí cực rẻ (100.000VNĐ/tháng). Thành quả đổi lại chắc chắn sẽ khiến bạn vô cùng bất ngờ và ngạc nhiên.

Ngoài tính năng báo cáo, Abit còn hỗ trợ quản lý tương tác fanpage. Ghi âm cuộc gọi telesale, kiểm soát thu chi bằng sổ quỹ điện tử. Kết nối vận chuyển giúp đẩy đơn bằng 1 click chuột. Tra cứu, đối soát COD độc lập và inbox trạng thái đơn hàng cho khách.. Và còn rất nhiều những điều hấp dẫn khác mà Abit dành riêng cho các chủ shop kinh doanh sẽ có ngay. Liên hệ HOTLINE 024.6674.8888.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý tin nhắn fanpage

Phần mềm quản lý tương tác Facebook