Đăng ký sử dụng hình thức tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Dịch vụ công

1. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử là gì?

Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử là quá trình kiểm tra dữ liệu hóa đơn đã được phát hành và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế. Việc này giúp doanh nghiệp xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế.

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng và tra cứu hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp hiện nay.

2. Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Dịch vụ công?

Việc đăng ký sử dụng hình thức tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Dịch vụ công mang lại nhiều lợi ích:

– Kiểm tra nhanh tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào – đầu ra

– Giảm rủi ro sử dụng hóa đơn sai, hóa đơn không hợp lệ

– Hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế chính xác

– Minh bạch dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế

– Tiết kiệm thời gian so với đối chiếu thủ công

Đối với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, việc tra cứu thường xuyên là yếu tố quan trọng giúp quản lý tài chính hiệu quả.

>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn mới nhất theo Nghị định 70/2025 

3. Đối tượng áp dụng hình thức tra cứu hóa đơn điện tử

Các đối tượng có thể đăng ký và sử dụng hình thức tra cứu bao gồm:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

– Đơn vị kế toán, dịch vụ thuế

– Cá nhân có nhu cầu kiểm tra hóa đơn

Chỉ cần có tài khoản hợp lệ trên Cổng Dịch vụ công là có thể thực hiện đăng ký.

4. Điều kiện đăng ký sử dụng hình thức tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần đảm bảo:

– Có tài khoản đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Tổng cục Thuế

– Có mã số thuế đang hoạt động

– Thông tin doanh nghiệp trùng khớp dữ liệu cơ quan thuế

– Có kết nối internet ổn định

Việc chuẩn bị đầy đủ điều kiện giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, hạn chế lỗi phát sinh.

5. Hướng dẫn đăng ký tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Dịch vụ công

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công

Doanh nghiệp truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký để đăng nhập hệ thống.

Bước 3: Chọn chức năng tra cứu hóa đơn điện tử

Tại danh mục dịch vụ, chọn Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.

Bước 4: Đăng ký sử dụng dịch vụ

Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu và xác nhận đăng ký.

Bước 5: Hoàn tất và sử dụng

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống.

6. Những hạn chế khi chỉ tra cứu hóa đơn trên Dịch vụ công

Mặc dù Dịch vụ công hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế:

– Chỉ tra cứu được từng hóa đơn riêng lẻ

– Không hỗ trợ quản lý tập trung nhiều hóa đơn

– Không tự động thống kê, báo cáo

– Mất thời gian khi doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý hóa đơn chuyên nghiệp.

7. ABIT – Giải pháp quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Bên cạnh việc đăng ký tra cứu trên Dịch vụ công, doanh nghiệp có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử ABIT để:

– Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử tự động

– Tra cứu hóa đơn nhanh chóng ngay trên phần mềm

– Quản lý tập trung hóa đơn, doanh thu, công nợ

– Hỗ trợ xuất báo cáo phục vụ kê khai và quyết toán thuế

– Giảm sai sót do nhập liệu thủ công

ABIT giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.

>>> Xem thêm: Đồng bộ hóa đơn điện tử đơn hàng sang phần mềm kế toán