Quản lý đối soát tiền thu hộ (COD) cho shop để tiền không bao giờ “rơi”

Kinh doanh ở bất kì lĩnh vực nào cũng vậy, quan trọng nhất là phải sinh ra lãi, hoặc ít nhất cũng hòa vốn chứ “đừng để tiền rơi” vô lý, không có mục đích. Tuy nhiên hiện nay các chủ shop online đang đứng trước thách thức lớn khi phải quản lý đối soát tiền thu hộ (COD). Cần tìm ra ngay một phương pháp quản lý tiền hiệu quả, nhanh chóng trước khi thất thoát hết nguồn vốn của bạn!

Đối soát là gì?

Đối soát tiếng anh là gì? Nó được biểu thị bằng từ “For control”. Nó được hiểu là quá trình thực hiện phương pháp kết hợp giữa đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Ngày nay người ta thường dùng cụm từ đối soát để đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, đầu tư dự án,.. Ví dụ như đối soát chi phí xây dựng, chi phí sản xuất. Đặc biệt, đối soát tiền thu hộ COD trong quá trình thực hiện mua sắm online..

Như vậy, chúng ta sẽ nhắc đến đối soát trong kiểm tra phí thu hộ của đơn giao hàng qua mạng. Cụ thể, đối soát trong trường hợp này được hiểu là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ shop sau khi trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát.

Phí đối soát tiền COD là bao nhiêu?

Quy trình đối soát được thực hiện chủ yếu bởi kế toán hoặc nhân viên của bên hãng vận chuyển. Và sau mỗi lần đối soát (chuyển tiền cho chủ shop). Bạn sẽ mất thêm một khoản tiền, gọi là phí dịch vụ.

Ví dụ, phí đối soát GHTK được tính như sau:

Phí giao dịch mỗi lần chuyển khoản thì người nhận (chủ shop) là người chịu phí.

Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ Vietcombank và VIB thì mức phí: 3.300 đồng.

Nếu khách hàng sử dụng tài khoản ngân hàng khác thì mức phí: 5.500 đồng.

Khó khăn khi quản lý tiền thu hộ từ hãng vận chuyển

Mặc dù dịch vụ ship hàng thu tiền hộ mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng. Thế nhưng nó cũng là nỗi lo canh cánh cho các chủ shop vì chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.

Điều lo ngại là chủ shop phải mất một khoản tiền (tiền hàng) cho bên ship giữ. Nếu như bán trực tiếp, bạn sẽ kịp thời xoay vốn để đầu tư vào chỗ khác ngay. Bây giờ đơn vị vận chuyển lại tạm giữ của bạn trong 1 thời gian nhất định. Sau khi thực hiện quy trình đối soát chi phí thu hộ thì chủ shop mới được nhận lại tiền. Một số ĐVVC không tối ưu hóa được cách thức xử lý. Dẫn tới tình trạng đối soát chậm, có khi đến cả tháng, gây gián đoạn quá trình kinh doanh.

Với những shop có lượng đơn hàng xuất đi lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn 1 ngày. Việc kiểm soát hết trạng thái đơn (đã gửi, đang giao, hoàn, hủy) và trạng thái tiền hàng trở nên rất áp lực. Nhiều đơn vị thường xuyên gặp phải tình trạng tính nhầm, tính thiếu do đơn vi vận chuyển sai lệch số liệu. Đôi khi vì chủ quan không kiểm tra lại mà mất đi 1 số tiền “oan uổng”. Đây cũng là sơ hở cho kẻ gian lợi dụng trục lợi từ tiền “mồ hôi nước mắt” của shop.

Làm gì để quản lý đối soát giao hàng tốt nhất?

Song song với việc lựa chọn hãng vận chuyển đối soát nhanh, uy tín. Chủ shop nên chủ động hơn trong việc quản lý và đối soát hàng hóa. Trong đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit chính là câu trả lời hoàn hảo cho bài toán trên.

Abit với tính năng cho phép người dùng kết nối với 6 đơn vị vận chuyển gồm: GHN, GHTK, Viettel Post, VN post, Super Ship, J&T Express. Sau khi đồng bộ thông tin khách hàng từ hãng vận chuyển về website Abit. Chủ shop có thể kiểm soát đồng thời quy trình đối soát từ 6 hãng cùng lúc. Giờ đây thay vì chờ đối soát Viettel Post, đối soát giao hàng nhanh.. phải mở tài khoản của từng bên một. Abit sẽ giúp bạn quản lý tập trung tất cả đơn hàng trên 1 giao diện duy nhất. Cực kỳ nhanh chóng.

>> BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng Abit đang có chương trình DÙNG THỬ MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

Tính năng này được thực hiện đồng bộ từ dữ liệu của các hãng vận chuyển. Chỉ cần 1 thay đổi từ website vận chuyển, đơn hàng bên Abit cũng sẽ thay đổi ngay. Vì thế có thể nói độ chính xác 100%, không có sai lệch. Đặc biệt sẽ check luôn 1 file hàng trăm đơn cùng lúc. So với kiểm soát thủ công bằng sổ sách hoặc excel, Abit thuận tiện và chính xác nhất!

Sau khi đơn vị vận chuyển thanh toán và cung cấp 1 file đối soát cho bạn. Bạn hoàn toàn có thể check lại 1 lần nữa bằng việc import file lên hệ thống quản lý. Bộ não thông minh của phần mềm sẽ tự động lọc ra những file đã hoặc chưa đối soát. Đồng thời tổng đơn và số tiền từ việc thu hộ sau khi đối soát sẽ được cộng tự động vào doanh thu. Các đơn chưa đối soát cũng sẽ được tính vào công nợ để chủ shop nắm bắt.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin về cách đối soát đơn hàng hiệu quả, tiết kiệm nhất. Với việc bỏ ra chi phí đầu tư rất thấp (chỉ từ 100.000đ/tháng). Bạn sẽ thu về được những lợi ích lớn trong việc quản lý dòng tiền vận đơn. Chúc bạn thành công!

Ngoài đối soát COD, Abit còn có rất nhiều tính năng khác như: Quản lý Fanpage (Trả lời tự động inbox, comment, ẩn bình luận). Đồng bộ đơn hàng đa kênh (Tiki, Shopee, Lazada, Website, Cửa hàng). Ghi âm cuộc gọi telesale, Inbox tiến trình đơn hàng tự động cho khách,… Và hàng ngàn những chức năng hấp dẫn nữa đang chờ các chủ shop tới khám phá TẠI ĐÂY.