Đối soát tiền thu hộ là gì? Phương pháp đối soát hiệu quả nhất

Hình thức kinh doanh online thông qua các sàn TMĐT không còn quá mới mẻ tại Việt Nam. Trong đó, dịch vụ ship thu tiền hộ (COD) được xem là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Để đảm bảo dòng tiền ổn định trong kinh doanh, bạn phải biết cách đối soát thu tiền hộ một cách chính xác và hiệu quả.

Vậy đối soát tiền thu hộ là gì? Cần lưu ý những yếu tố nào khi kinh doanh theo hình thức ship COD? Đâu là cách đối soát nhanh chóng và tiện lợi nhất? Để giải đáp những thắc mắc này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Đối soát tiền thu hộ là gì?

Đối soát tiền thu hộ là cách thức được kết hợp giữa việc đối chiếu và rà soát số liệu về chi phí thu hộ của người bán và bên giao hàng. Sau khi quy trình đối soát được hoàn thành thì người bán mới được nhận lại tiền hàng của mình.

Các bạn có thể hình dung theo quy trình sau. Nếu sử dụng dịch vụ giao hàng COD, người mua sẽ không cần trả tiền ngay lúc mua hàng. Thay vào đó, họ sẽ thanh toán thông qua đơn vị vận chuyển (đại diện là các shipper). Shipper đóng vai trò như bên trung gian trong quan hệ mua bán của người mua và người bán. Sau đó đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện quá trình đối soát tiền thu hộ với người bán và trả lại cho họ số tiền hàng.

Nhìn chung, với quy trình ship COD như hiện nay không ảnh hưởng nhiều đến việc kinh doanh của các shop online. Tuy nhiên với những người kinh doanh nhỏ lẻ, nguồn vốn hạn chế thì đây lại chính là bài toán khó. Bởi nó mất khá nhiều thời gian quay vòng vốn. Không ít trường hợp mất đến 15 ngày hoặc hơn mới hoàn thành việc đối soát thu hộ. Gây cản trở không hề nhỏ đến vòng vốn cũng như nguồn hàng.

Cùng tìm hiểu thêm: Đối soát giao hàng tiết kiệm và những điều bạn không nên bỏ qua

Cách đối soát tiền thu hộ nhanh và hiệu quả

Chọn lựa đơn vị vận chuyển uy tín

Việc tìm và hợp tác với những đơn vị vận chuyển uy tín không chỉ giúp bạn sớm thu hồi được tiền thu hộ mà còn giảm được tỷ lệ hàng hoàn. Thông thường các hãng vận chuyển sẽ hoàn trả lại tiền cho người bán bằng cách chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng mà họ đã đăng ký trước đây trên website. Với những bên uy tín thời gian chờ thường là một tuần. Hoặc có nhiều đơn vị sẽ ấn định một ngày cố định trong tuần để hoàn tiền.

Bạn có thể đánh giá độ uy tín thông qua đánh giá từ những người đã sử dụng dịch vụ của họ, mức độ hài lòng của người dùng, số lượng khách hàng,… Một số đơn vị vận chuyển uy tín mà bạn có thể tham khảo như: Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Viettelpost, VNPost, SuperShip,…

Hiện nay trên hệ thống phần mềm bán hàng Abit đã đồng bộ và tích hợp quản lý cũng như hỗ trợ đẩy các đơn hàng nhanh chóng cho bên vận chuyển. Bên cạnh đó, với mỗi đơn hàng được gửi đi từ phần mềm sẽ được hỗ trợ thêm cước phí vận chuyển.

Xây dựng các điều khoản và hợp đồng rõ ràng

Sau khi tìm được một bên vận chuyển uy tín, bạn nên có một hợp đồng hợp tác với các điều khoản rõ ràng chi tiết. Phòng trường hợp có sự cố hoặc rủi ro xảy ra vẫn đảm bảo được quyền lợi và lợi ích cho mình. Đây cũng là yếu tố ràng buộc khiến bên vận chuyển có trách nhiệm hơn với hàng hóa cũng như việc đối soát của bạn.

Sau khi được hoàn tiền, nên đối soát lại một lần nữa

Trong quá trình thu tiền hộ, sẽ có những chi phí phát sinh đi kèm như phí chuyển khoản tiền COD, phí hoàn trả đơn hàng,… Những khoản này được trừ trực tiếp vào tổng tiền thu hộ mà bạn nhận được. Khi kiểm tra thông tin bạn sẽ biết chi phí phát sinh là của mục nào, tránh gây ra các hiểu lầm không đáng có với bên vận chuyển.Trong quá trình đối soát sẽ không tránh khỏi các trường hợp nhầm lẫn hay phát sinh những khoản không đáng có. Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của cửa hàng. Vì vậy, cần tự đối soát lại một lần nữa để đảm bảo không xảy ra sai sót.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí nhằm giúp kiểm soát quá trình vận đơn cũng như tính toán các khoản chi phí liên quan. Công việc kinh doanh sẽ trở nên đơn giản, gọn nhẹ và hiệu quả hơn nhiều so với việc thực hiện thủ công.

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu các nội dung liên quan đến đối soát tiền thu hộ. Hy vọng rằng, bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích, cùng những giải pháp hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh. Chúc các bạn thành công.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí