Nắm thóp 101 chiêu trò của nhân viên gian lận và cách xử lý

Nhân viên gian lận luôn là vấn đề nhức nhối của không ít cửa hàng. Đặc biệt đối với các shop có quy mô vừa và nhỏ, quản lý thường xuyên vắng mặt, số lượng nhân viên ít kiêm nhiều vai trò khác nhau,… Vì vậy bài viết hôm nay sẽ bóc trần những chiêu trò gian lận này và bật mí cho bạn giải pháp xử lý cực kỳ hiệu quả.

Bán hàng không xuất hóa đơn

Khi khách đến mua hàng và thanh toán, nhân viên lợi dụng việc khách không muốn lấy hóa đơn nên chỉ thu đủ tiền hàng. Khiến cho giao dịch không được ghi nhận trong khi hàng vẫn bị xuất đi. Số tiền khách thanh toán hiển nhiên sẽ về túi của nhân viên.

Giải pháp:

• Chủ cửa hàng có thể lắp các camera theo dõi

•  Buộc nhân viên phải in hóa đơn

• Yêu cầu khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được bill đúng với số tiền mình phải chi trả

• Thuê thêm bảo vệ đứng ở cửa ra vào để đối soát hóa đơn và hàng hóa của khách

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có khả năng tích hợp với barcode (máy quét mã vạch, máy inbill,…). Nhằm tạo nên quy trình bán hàng khép kín trên hệ thống. Mọi hoạt động đều được phần mềm quản lý và lưu lại

Sử dụng một hóa đơn cho nhiều lần bán hàng

Tình trạng này xảy ra khá phổ biến với các cửa hàng đồ ăn, quán cafe, đồ uống. Bởi nhiều khách hàng thường có thói quen gọi “món tủ”. Nhân viên chỉ việc giữ lại hóa đơn đã thanh toán và chờ một người khác order món tương tự để dùng lại.

Giải pháp:

• Tiến hành kiểm kho thường xuyên

• Theo dõi các báo cáo chi tiết về nguyên vật liệu xuất dùng mỗi ngày để nhận biết được điều bất thường

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho, có khả năng tự động ghi chép chi tiết và xuất báo cáo về hoạt động thu chi hàng ngày

Thu thêm phụ phí dịch vụ

Bằng cách tự ý thu thêm phụ phí trong khi tính tiền khi khách thanh toán là cách mà không ít nhân viên đang áp dụng để qua mặt chủ. Chỉ cần một lý do thuyết phục, khéo ăn nói là họ có thể khiến khách hàng đinh ninh rằng cửa hàng phụ thu thêm tiền. Số tiền này thường không lớn, tuy nhiên khi sử dụng với nhiều khách thì nó sẽ tạo ra một khoản kha khá. Đặc biệt, điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh và uy tín của cửa hàng.

Giải pháp:

• Công khai các khoản phụ thu nếu có ngay trên các kênh truyền thông của cửa hàng, menu, quầy thanh toán,…

• Sử dụng phần mềm quản lý sản phẩm để theo dõi phụ thu, giảm giá ngay trên hóa đơn

• Phân quyền cho nhân viên rõ ràng trên các công cụ quản lý để dễ dàng truy xuất trách nhiệm khi xảy ra vấn đề

Nhân viên gian lận tiền mặc cả

Một số cửa hàng thường không có giá cố định, vì thế nhân viên được phép giảm giá trong một phạm vi nào đó. Đây chính là sơ hở mà họ lợi dụng để gian lận. Báo cáo với chủ rằng số tiền chênh lệch là do đã giảm giá cho khách hàng. Nhưng thực chất thì đã tự ăn chặn khoản này.

Giải pháp:

• Lắp đặt hệ thống camera giám sát tại cửa hàng

• Kết hợp với các phần mềm bán hàng và buộc nhân viên phải in bill cho mỗi giao dịch bán hàng

Không áp dụng khuyến mại, giảm giá cho khách

Khi cửa hàng chạy các chương trình khuyến mại, giảm giá nhưng thu ngân lại không áp dụng cho khách hàng. Do đó, ưu đãi mà khách hàng đáng lẽ phải nhận được lại đi vào túi của nhân viên.

Giải pháp:

• Thông báo trước cho khách hàng về các chương trình khuyến mại. Chẳng hạn như: thông báo trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, dán banner tại cửa hàng, standee treo cửa, để bàn,…

• In trực tiếp thông tin giảm giá lên bill thanh toán để khách hàng dễ nhận biết.

Giải pháp chống nhân viên gian lận hiệu quả nhất

Từ những chiêu trò và phương án giải quyết kể trên, có thể thấy việc sử dụng phần mềm hỗ trợ đang là giải pháp tối ưu nhất. Trong đó phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng Abit – người trợ lý ảo theo sát mọi hoạt động kinh doanh, với các tính năng chống gian lận hiệu quả như:

• Quản lý toàn diện hoạt động bán hàng trên phần mềm theo một quy trình khép kín

• Kết nối với các thiết bị bán hàng như máy in bill, máy đọc mã vạch,…

• Phân quyền rõ ràng cho nhân viên, lưu lại lịch sử hoạt động. Giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu trách nhiệm khi xảy ra vấn đề

• Tự động tạo các chương trình khuyến mại, giảm giá.

• Thể hiện rõ ràng thông tin ưu đãi trên hóa đơn

• Quản lý hàng hóa, kho hàng, hỗ trợ quy trình kiểm kho

• Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, kịp thời

• Cho phép chủ cửa hàng quản lý từ xa trên điện thoại di động

Ngoài ra Abit còn hỗ trợ rất nhiều tính năng ưu việt khác trong việc quản lý hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ và chân thực nhất về lợi ích mà phần mềm mang lại, bạn có thể trải nghiệm hoàn toàn miễn phí bằng cách click vào ĐĂNG KÝ NGAY.

Trên đây là những biện pháp giúp bạn giải quyết vấn đề nhân viên gian lận. Để việc kiểm soát cửa hàng được chặt chẽ và hiệu quả hơn bạn nên áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý. Chúc các bạn thành công.