Quản lý khách hàng bằng Excel hay phần mềm hiệu quả hơn?

Bước chân vào lĩnh vực kinh doanh là bạn sẽ đối mặt với môi trường có tính cạnh tranh rất cao. Chỉ một bước lựa chọn sai cách thức quản lý bạn sẽ có thể “dâng” khách hàng cho đối thủ ngay. Vậy giữa cách quản lý khách hàng bằng Excel và phần mềm, đâu là lựa chọn đúng đắn, đâu là sai lầm cho mô hình kinh doanh của bạn?

Quản lý khách hàng là một trong những bước để nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng cao doanh số cần thiết.  Lựa chọn công cụ quản lý hiệu quả sẽ giúp tối ưu hiệu suất, tăng tỷ lệ chốt đơn đồng thời giảm chi phí cho bộ máy quản lý và chăm sóc khách hàng.

Quản lý khách hàng bằng Excel hay phần mềm quản lý khách hàng tốt hơn?

Khả năng lưu trữ thông tin khách hàng

Excel là một công cụ khá quen thuộc đối với nhiều người. Một giao diện Excel có hàng ngàn sheet và ô chứa dữ liệu khách hàng của bạn. Thông thường, người quản lý sẽ lưu tất cả họ tên khách hàng, ngày/tháng/năm sinh, sản phẩm khách mua… trên 1 file duy nhất. Điều này phát sinh ra vấn đề khi máy hỏng sẽ mất luôn file dữ liệu quan trọng.

Khi đơn vị kinh doanh ngày càng phát triển và có lượng khách hàng đông đảo hơn thì những phần mềm quản lý bán hàng có tính năng lưu trữ thông tin như Abit lại tỏ ra ưu điểm hơn. Bởi vì lượng thông tin mà phần mềm có thể lưu trữ sẽ cao hơn rất nhiều và không bị giới hạn. Lưu trữ bằng điện toán đám mây nên không lo khả năng bị mất do lỗi phần cứng.

Khả năng xử lý dữ liệu

Khi muốn cập nhật thông tin trên Excel sẽ phải thêm thủ công, dò tìm từng khách hàng một. Thay đổi từng trường và tính toán lại số liệu để update số liệu mới gây tốn nhiêu thời gian.

Trong khi đó, với phần mềm quản lý bán hàng mọi thao tác được xử lý nhanh gọn. Máy sẽ cung cấp mỗi khách hàng một mã riêng. Quản lý cách này sẽ đồng nhất được các giấy tờ khác như phiếu thu, báo giá, đơn hàng, báo cáo doanh thu,.. Phân loại ngay khách hàng bằng thẻ tag: Khách vip, khách lẻ, khách vãng lai, khách check giá, blacklist,… Từ đó có cơ chế lọc và xử lý những trường hợp cần chăm sóc đặc biệt rất nhanh và hiệu quả.

Giao diện quản lý 

Excel là một bảng tính khá quen thuộc được cài đặt sẵn trên hệ điều hành Microsoft. Chính vì thế việc sử dụng thuận tiện và miễn phí. Tuy nhiên hiện nay những phần mềm có tính năng quản lý khách hàng cũng có thiết kế đơn giản. Giao diện thân thiện, phân chia theo từng mục rõ ràng dễ sử dụng.

Với excel cần phải thành thạo các hàm thì mới có thể xử lý thông tin của khách hàng một cách tốt nhất. Và không phải người dùng nào cũng có thể sử dụng tất cả các hàm trên bảng tính này. Không cần am hiểu công nghệ có thể sử dụng ngay sau 10-15 phút. Nhưng nếu sử dụng phần mềm có tính năng quản lý khách hàng thì bạn sẽ không cần lo lắng về việc sử dụng. Bởi chỉ cần nhập thông tin khách hàng là tất cả lịch sử mua hàng, công nợ hiện tại của khách hàng… sẽ được cập nhật nhanh chóng. Đây là ưu điểm mà sử dụng cách quản lý khách hàng bằng Excel bạn sẽ không có được.

Tính bảo mật 

Đây cũng là một yếu tố chúng ta cần đưa ra để cân nhắc để lựa chọn cho chính xác giữa cách quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel và phần mềm quản lý. Bởi dữ liệu khách hàng của đơn vị kinh doanh chính là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bảo mật đôi khi lại không được quan tâm.

Việc này sẽ phát sinh ra các vấn đề như dễ dàng ăn cắp thông tin trên máy tính của quản lý. Nếu máy hỏng thì phần data khách hàng cũng sẽ không khôi phục lại

Chính vì thế nếu quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel mà không đặt chế độ bảo mật thì bạn sẽ rất dễ mất thông tin. Còn với phần mềm với việc phải đăng nhập mới có thể sử dụng và phân quyền cho từng nhân viên thì bạn có thể yên tâm về tính bảo mật hơn.

Tóm lại, việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel sẽ không hiệu quả bằng phần mềm. Vì thế ngay từ khi mới bắt đầu kinh doanh bạn nên chọn lựa cho mình một phần mềm thích hợp.

Quản lý khách hàng bằng phần mềm thay cho Excel – sự lựa chọn tuyệt vời cho kinh doanh

Quản lý khách hàng bằng Excel tuy miễn phí nhưng bị hạn chế thao tác. Sử dụng một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay là Abitstore sẽ giúp việc chăm sóc khách hàng được dễ dàng hơn.

+ Phần mềm giúp lưu trữ thông tin khách đã mua hàng, khách hàng mới được dễ dàng hơn. Tính năng này giúp việc lên đơn sau này của shop không mất nhiều thời gian.

+ Phân loại khách hàng theo thẻ tag để lọc và thống kê nhanh chóng. Ghi âm lại cuộc gọi 2 chiều đến – đi giữa khách và telesale. Từ đó chăm sóc được hiệu quả và không bỏ sót bất kì một khách mua nào.

+ Tất cả các tin nhắn, bình luận trên Fanpage được quản lý theo một phân hệ riêng biệt Abitmes. Chủ shop sẽ không cần lo lắng việc khách hàng không được chăm sóc hay bị bỏ sót.

+ Bạn có thể cài đặt sẵn câu trả lời tự động cho việc inbox, comment đến khách hàng. Inbox tiến trình đơn hàng đến khách công việc vận chuyển trở nên dễ dàng hơn.

+ Cuối cùng là tính năng Remarketing tích hợp tự động. Gửi tin nhắn khuyến mãi hàng loạt đến khách hàng để tăng tỷ lệ chốt đơn.

Ngoài ra phần mềm còn giúp quản lý công nợ, doanh thu, nhân viên… một cách hiệu quả. Và nếu bạn sử dụng Excel thì cần phải tạo file quản lý công nợ khách hàng bằng Excel, file quản lý khách hàng bằng Excel, quản lý doanh thu… riêng biệt.

Kết luận

Chọn lựa phần mềm quản lý bán hàng Abitstore chắc chắn sẽ hiệu quả hơn so với quản lý khách hàng bằng Excel. Hãy tận dụng ngay công cụ hiệu quả này vào hệ thống kinh doanh của mình nhé.

Ngoài quản lý khách hàng, Abit còn có nhiều lợi ích khác đi kèm như đẩy đơn hàng loạt qua vận chuyển, tra cứu bưu gửi. Dự toán doanh số dựa trên báo giá và số lượng tồn kho. Quản lý từ xa trên ứng dụng cho smartphone và tablet… Và hàng loạt những điều bất ngờ khác đang chờ chủ shop khám phá TẠI ĐÂY.