Quy trình nhập kho theo ISO có quá sức đối với đơn vị nhỏ lẻ?

Hiện nay có rất nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh đã áp dụng quy trình nhập kho theo ISO trong việc quản lý kho hàng. Tuy nhiên đối với những “ người mới” trải nghiệm việc kinh doanh thì quy trình này có khó không? Các cửa hàng có nên tuân thủ theo quy trình này để đưa đến hiệu quả cao nhất, tránh rủi ro, thất thoát.

Để quản lý kho hàng hiệu quả thì thực hiện việc nhập kho theo quy trình là điều cần thiết. Chính vì điều này rất nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh đã áp dụng quy trình theo tiêu chuẩn ISO này trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên liệu quy trình này có khó đối với những đơn vị mới kinh doanh không? Làm cách nào để áp dụng phương pháp nào quản lý kho hiệu quả?

Quy trình nhập kho theo từng giai đoạn sản xuất và kinh doanh

Để quản lý hàng hóa tốt nhất thì ngay từ khâu mua hàng, nhập kho đơn vị kinh doanh cần phải thực hiện theo quy trình, theo từng giai đoạn sản xuất riêng biệt. Các bước thực hiện được cụ thể như sau: 

Quy trình nhập nguyên vật liệu

+ Dựa trên tình hình kinh doanh của đơn vị sản xuất mà các bộ phận sẽ đề xuất việc nhập kho.

+ Tiếp theo thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nguyên vật liệu nhập vào. Việc này sẽ dựa theo số lượng trên đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng. Tất nhiên song song với việc kiểm tra số lượng thì thủ kho cũng sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa. Khi mọi số liệu đã chính xác và chất lượng sản phẩm đảm bảo thì thủ kho sẽ nhận hóa đơn hoặc phiếu giao nhận từ nhà cung cấp.

+ Bộ phận kế toán sẽ tiến hành đối chiếu lại một lần nữa  và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ gồm 3 liên giao cho bên giao hàng, thủ kho và kế toán.

+ Cuối cùng hàng hóa sẽ được sắp xếp và ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho hàng.

Tham khảo ngay: Kiến thức về quy trình quản lý kho đơn vị bán hàng nào cũng phải biết

Quy trình nhập kho trong sản xuất

Trong từng giai đoạn sản xuất, các bộ phận liên quan sẽ yêu cầu nhập nguyên vật liệu. Và các bước nhập kho trong giai đoạn này cũng được thực hiện theo trình tự như trên. Hàng hóa sẽ được kiểm tra và quản lý sao cho đảm bảo năng suất và hiệu quả sản xuất.

Quy trình nhập kho thành phẩm

+ Một số bộ phận sẽ gửi yêu cầu nhập kho thành phẩm.

+ Trước khi nhập, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

+ Kế toán lập phiếu nhập kho và ký nhận. Ở một số đơn vị sản xuất thì thủ kho cũng có thể đảm nhận công việc này.

+ Tiến hành nhập kho hàng hóa, sắp xếp theo thứ tự hợp lý cho việc xuất bán. Thông tin về hàng hóa được cập nhật vào thẻ kho và phần mềm quản lý kho hàng.

Quy trình nhập vật tư, hàng hóa

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh thương mại hay xây lắp sẽ có quy trình nhập kho mua hàng hóa, vật tư như sau:

+ Khi mua hàng về theo yêu cầu kinh doanh, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu nhập kho.

+ Kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho theo 3 liên. Một trong các liên này được lưu tại sổ, 2 liên còn lại sẽ được đưa cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho.

+ Nhân viên mua hàng giao phiếu cho thủ kho. Thủ kho sẽ làm nhiệm vụ kiểm tra số lượng và chất lượng sau đó nhập kho. Nếu hàng hóa, vật tư có sai lệch thì thủ kho cần phải lập biên bản và báo cáo với cấp trên để xử lý.

+ Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký xác nhận và giao một liên phiếu nhập kho cho kế toán. Sau đó kế toán sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng hóa nhập kho.

Click để xem: Cách quản lý kho vật tư, hàng hóa hiệu quả tránh thất thoát

Đơn giản hóa quy trình nhập kho theo ISO với các đơn vị mới kinh doanh

Hiện tại quy trình nhập kho và xuất kho theo ISO được áp dụng trong rất nhiều loại hình doanh nghiệp và các cơ quan khác. Chẳng hạn như đối với những đơn vị khám chữa bệnh thường xuyên nhập xuất mỗi ngày thì quy trình nhập kho thuốc theo ISO sẽ thật sự hiệu quả. Hoặc bạn có thể áp dụng vào quy trình nhập kho vật tư trong các công trình xây dựng. Tuy nhiên đối với những đơn vị mới khởi nghiệp bằng việc bán hàng với quy mô nhỏ  thì quy trình này là cả một vấn đề. Bởi những đơn vị này chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý và họ cần một giải pháp hỗ trợ.

Abit chính là một trong những giải pháp được nhiều đơn vị áp dụng và thành công. Đây thực chất là một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Phần mềm tích hợp rất nhiều tính năng phục vụ tốt cho việc quản lý kho hàng và cả bán hàng. Người quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian mà vẫn có được sự kiểm soát hiệu quả kho hàng của mình.

Kết luận

Ứng dụng quy trình nhập kho theo ISO sẽ hiệu quả đối với đơn vị kinh doanh lâu năm. Tuy nhiên đối với những đơn vị mới khởi nghiệp thì những phương pháp quản lý đơn giản như sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Nhanh tay Đăng ký dùng thử để trải nghiệm thực tế về phần mềm này nhé!