Kiến thức về quy trình quản lý kho đơn vị bán hàng nào cũng phải biết

Kiểm soát sự luân chuyển và lưu trữ đối với những đơn vị kinh doanh nhiều hàng hóa quả là một điều không hề dễ dàng. Quy trình này giúp hàng hóa không thất thoát, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Cùng nghiên cứu quy trình quản lý kho phổ biến nhất hiện nay để ứng dụng vào cửa hàng của mình nhé. 

Quy trình quản lý kho theo ISO tại những đơn vị kinh doanh lớn

Hiện nay rất nhiều đơn vị kinh doanh lớn đang quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO. Những quy trình này được rút ra từ kinh nghiệm của những nhà quản lý kho hàng đầu thế giới. Quy trình này sẽ dựa vào những hoạt động chính của kho hàng là: quản lý mã hàng, quản lý nhập kho và quản lý xuất kho. (Gọi tắt là quản lý xuất nhập tồn). Có quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế cho từng hoạt động, điển hình là tiêu chuẩn ISO.

Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý mã hàng được chia làm 4 bước. Thực hiện theo những bước này thì việc phân loại và luân chuyển hàng hóa dễ dàng hơn. Cụ thể:

• Bước 1: Phòng kế hoạch hoặc quản lý trực tiếp gửi yêu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa mã hàng. Yêu cầu này sẽ được gửi tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
• Bước 2: Dựa vào thông tin yêu cầu, bộ phận mã hàng sẽ tìm kiếm hàng hóa thích hợp.
• Bước 3: Người làm mã hàng sẽ dựa theo yêu cầu mà thay đổi mã hay xóa cho thích hợp. Tuy nhiên trước khi thực hiện công việc này người phụ trách mã hàng sẽ xác định tính cần thiết của việc thay đổi.
• Bước 4: Thông báo về sự thay đổi của mã hàng cho các bộ phận liên quan.

► Và để quản lý mã hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp bạn đang dùng giải pháp nào để quản trị? Excel hay phần mềm hỗ trợ quả lý? Đọc ngay bài viết: Nên dùng Excel hay phần mềm quản lý kho hàng?

Quy trình quản lý nhập kho

Đối với các đơn vị sản xuất thì sẽ có quy trình cụ thể cho 2 loại hàng hóa là nguyên vật liệu và thành phẩm. Cụ thể:

• Nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu:

– Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu cho các bộ phận liên quan.

– Căn cứ vào đơn đặt hàng để đối chiếu số lượng nguyên liệu nhập vào. Bước này bao gồm cả việc kiểm tra chất lượng sản phẩm.

– Khi việc kiểm tra hoàn tất thì bộ phận kế toán sẽ lập phiếu nhập kho.

– Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên liệu. Thông tin hàng hóa sẽ nhập vào hệ thống quản lý.

• Nhập kho hàng hóa thành phẩm: Các bước trong quy trình nhập kho loại hàng hóa này cũng tương tự như trên.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm bán hàng tốt nhất 2021 – Giải pháp hỗ trợ toàn diện cho mọi khâu trong quy trình kinh doanh của bạn.

Quy trình xuất kho, xuất hàng

Với mỗi mục đích xuất kho chúng ta sẽ có một quy trình riêng với các bộ phận liên quan khác biệt. Các đơn vị kinh doanh có thể xuất kho để bán hàng, sản xuất, lắp ráp hay chuyển kho. Tuy nhiên chúng ta có thể tóm tắt quy trình xuất kho chung như sau:

• Bước 1: Kế toán hoặc bộ phận phụ trách kho sẽ nhận được lệnh thực hiện xuất kho.
• Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra hàng tồn kho xem có đủ số lượng không và thực hiện xuất kho.
• Bước 3: Lập phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Một liên đưa thủ kho, 1 liên giao cho bên nhận hàng, 1 liên kế toán giữ lại.

Đừng bỏ lỡ: Nếu đang đau đầu với việc kiểm kho, theo dõi hàng hoá, thất thoát, nhầm lẫn,… hãy dùng ngay phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp.

Vậy những đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ áp dụng quy trình quản lý kho nào?

Không có quá nhiều mã hàng và số lượng hàng hóa lớn như các đơn vị kinh doanh lớn chính vì thế việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO là không thật cần thiết đối với các nhà bán lẻ. Họ cần một giải pháp quản lý kho hàng đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Chính vì thế họ chọn phần mềm quản lý bán hàng Abit với chức năng quản lý kho hàng hiệu quả như sau:

Quản lý nhiều kho hàng của đơn vị kinh doanh trên phần mềm Abit

Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh bạn có thể có rất nhiều kho hàng. Và nếu bạn muốn việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn thì bạn nên quản lý chung một nơi. Vào Sản phẩm -> Quản lý kho để thêm các kho hàng vào phần mềm.

• Bước 1: Nhấn vào nút Thêm kho hàng. Tiếp theo hãy điền những thông tin cơ bản của kho hàng như: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ, Số điện thoại của kho.
• Bước 2: Nhấn vào cột Sửa để thêm hai lựa chọn: Chọn kho mặc định và tình trạng hoạt động của kho. Đồng thời bạn cũng có thể chỉnh sửa các thông tin trên của kho hàng.

Quản lý sản phẩm trong kho hàng bằng phần mềm Abit

Chức năng này có thể giúp các đơn vị kinh doanh quản lý sản phẩm theo từng mã hàng riêng biệt và từ nhiều nguồn hàng. Để quản lý sản phẩm bạn vào Sản phẩm -> Quản lý sản phẩm.

+ Bước 1: Thêm sản phẩm bằng 2 cách:

• Cách 1: Chọn nút “Thêm sản phẩm” trên giao diện quản lý.
• Cách 2: Đơn vị kinh doanh có thể Import sản phẩm mới từ file Excel bằng cách Click chọn nút “Import sản phẩm” để xem file mẫu và upload file.

+ Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của sản phẩm trong tab “Điền thông tin sản phẩm”. Các thông tin cần bổ sung bao gồm: 

• Tên – mã sản phẩm
• Mã khác bao gồm 2 lựa chọn là Mã gốc và Mã kế toán
• Trọng lượng
• Số lượng
• Giá
• Thuế VAT
• Ảnh sản phẩm
• Hiển thị Abitpos
• Danh mục sản phẩm
• Mô tả ngắn sản phẩm
• Chi tiết sản phẩm

Sau khi điền đầy đủ thông tin thì bạn nhấn Cập nhật để hoàn thành

+ Bước 3: Click vào Sửa sản phẩm để sửa đổi thông tin nếu cần thiết hoặc bật tắt chế độ Đang kinh doanh. Sau khi sửa xong bạn có thể nhấn Cập nhật để hoàn thành hoặc In mã vạch cho sản phẩm.

► Nhà bán lẻ ơi! Đọc ngay cách quản lý kho hàng hiệu quả thôi!

Kết luận

Thực hiện quy trình quản lý kho chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết được  nhiều vấn đề ở kho hàng. Tùy tính chất kinh doanh mà mỗi đơn vị sẽ chọn một quy trình tiêu chuẩn để áp dụng. Tuy nhiên nếu bạn là đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ thì quy trình quản lý sản phẩm của Abit sẽ giúp ích rất lớn đấy. 

Hiện tại phần mềm đang có giá cực rẻ chỉ từ 100.000 đồng/tháng. Bạn có thể trải nghiệm ngay bản dùng thử trong 15 ngày MIỄN PHÍ FULL TÍNH NĂNG. Click ngay để ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN hoặc gọi điện đến hotline 024.6674.8888 và cảm nhận hiệu quả nhé!