Cân nhắc ưu và nhược điểm của file quản lý chăm sóc khách hàng

25/04/2022 5047

Hiện nay rất nhiều người đã chọn cách sử dụng file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel. Cách làm này tuy tiết kiệm nhiều chi phí nhưng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế khi lên chiến lược target khách hàng, remarketing sau bán và những hoạt động chăm sóc khách hàng quy mô lớn và chuyên nghiệp.

Ưu điểm của khi dùng file Excel quản lý chăm sóc khách hàng

Điều đầu tiên không thể phủ nhận là dùng Excel sẽ tiết kiệm chi phí. Bạn chỉ cần mở máy tính hoặc điện thoại có cài đặt Microsoft là có thể làm việc ngay với Excel. Không cần tốn thêm chi phí vào đầu tư vật tư để quản lý chung.

Một file chứa tất cả các thông tin quan trọng được lưu trên cùng 1 sheet. Bao gồm: Tên khách hàng, Địa chỉ, Thành phố, Số điện thoại, Email, Địa chỉ … Tùy vào cấu tạo của bạn mà không tin được lưu giữ sao cho thuận tiện và hợp lý nhất. Thao tác chỉnh sửa đơn giản, lưu trữ nhanh chóng và dễ dàng trên máy.

File quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel đơn giản và tiết kiệm chi phí
File quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel đơn giản

Nhân viên văn phòng hiện nay đều cần sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các hàm tính. Từ một bảng ghi chú chính tổng hợp tất cả thông tin của khách hàng. Nhân viên sẽ dùng kết hợp công cụ và hàm để tìm kiếm số liệu, thống kê, lọc ra nhu cầu mua sắm của khách hàng. Đồng thời phân loại và báo cáo khách hàng theo nhóm cũng tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với quản lý thủ công.

Ngoài công dụng quản lý thông tin khách hàng hiệu quả thì có thể sử dụng File Excel quản lý bán hàng để hỗ trợ tốt cho nhà kinh doanh.

>>> Bạn đã biết: Cách quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản và chính xác nhất hiện nay chưa? Click đọc ngay

Một mẫu file Excel đơn giản cho đơn vị kinh doanh
Một mẫu file Excel đơn giản cho đơn vị kinh doanh

Hạn chế của file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel 

Không khó để lập được một file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng nó sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề như:

Điều cần chú ý đầu tiên đó chính là bạn phải thành thạo những thủ thuật cơ bản của Excel. Nếu không thành thạo bạn sẽ khó có thể sử dụng file quản lý này một cách triệt để. Tuy nhiên, nền tảng này lại có số lượng hàm cực lớn với độ phức tạp cao. Cần phải có nghiệp vụ tốt và thời gian làm quen tương đối dài mới thao tác nhanh được.

Độ an toàn và bảo mật của file còn thấp. Vì Excel được cài đặt trên máy, nếu có người khác mở máy tính của bạn thì đọc hoặc chỉnh sửa dễ dàng. Khi máy tính bị nhiễm virus, bị hỏng khiến cho mất file và không phục hồi được. Khi đó các thông tin khách hàng quan trọng đã lưu từ lâu bổng biến mất. Không chỉ mất công và thời gian làm lại file mới mà việc thu chi, các số liệu đều mất kiểm soát. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng offline sẽ hiệu quả và tiết kiệm thời gian, nhân sự hơn nhiều.

Bảo mật của File Excel tương đối thấp

Dữ liệu trên file thường không được đồng bộ. Quản lý khách hàng liên hệ trực tiếp với các bộ phận marketing, sales, quản lý. Vì thế, mỗi lần cập nhật số liệu đồng thời phải cập nhật luôn cho bộ phận khác biết mới có thể làm việc được.

Không thể sao lưu  tự động. Trong quá trình lưu và chỉnh sửa, rất có thể thông tin bị lag, giật hoặc sự cố. Người dùng thường sẽ mất công tạo 1 bản back-up trước đó để đề phòng.

Giới hạn dung lượng đạt đến ngưỡng sẽ khiến độ xử lý thông tin chậm hơn. Đương nhiên hiệu suất làm việc sẽ chậm đi, không đạt được hiệu quả.

Dung lượng ít khiến người dùng hạn chế thao tác

Có nên quản lý bằng Excel hay tìm kiếm công cụ tối ưu khác?

Một file Excel là bảng tính có hàng triệu ô. Tuy nhiên số lượng ô này sẽ không là gì đối với các doanh nghiệp lớn. Nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp lâu dài và hoạt động chuyên nghiệp ngay từ đầu. Điều bạn cần làm chắc chắn là tìm ngay một giải pháp khác tối ưu hơn so với sử dụng Excel để quản lý tệp khách hàng.

Nhiều đơn vị kinh doanh hiện nay đang tìm đến những phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp. Trong số đó có phần mềm bán hàng online trên Facebook Abit tích hợp khả năng xử lý thông tin hiệu quả.

  • Thêm mới, chỉnh sửa, copy thông tin khách hàng nhanh chóng
  • Cài đặt các thông tin liên quan tới khách hàng: nguồn khách hàng, người phụ trách, báo giá, chứng từ, công nợ..
  • Ghi nhận tình trạng chăm sóc khách hàng để có kế hoạch chăm sóc kịp thời, phù hợp
  • Quản lý bằng mã cho mỗi đối tượng, hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.
Quản lý khách hàng bằng phần mềm Abit
Quản lý khách hàng bằng phần mềm Abit
  • Bảng kê lịch sử giao dịch và chăm sóc khách hàng qua tất cả thời gian
  • Cập nhật được công nợ của các khách hàng nắm bắt rõ ràng.
  • Quản lý khách hàng từ nhiều nguồn, nhiều kênh bán hàng. Tập trung trên một hệ thống duy nhất và nhiều bộ phận cùng tham gia làm việc.
  • Nhắc nhở các khách hàng bạn phải chăm sóc trong ngày hôm nay và ngày mai là những ai. Đánh giá mức độ Dễ – Khó – Trung Bình để xây dựng chiến lược cho từng đối tượng. Nhắc nhở tự động để Gửi email, Báo giá và rất nhiều thứ khác bạn có thể làm để bạn luôn xuất hiện trong tâm trí khách hàng.
Quản lý khách hàng từ tất cả các kênh bán hàng của Shop
Quản lý khách hàng từ tất cả các kênh bán hàng của Shop

Kết luận

Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh hay đơn vị bán hàng nhỏ lẻ. Tạo file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel có thể là lựa chọn đúng. Nhưng sẽ là không ĐỦ nếu bạn muốn xây dựng một đơn vị lớn. Quản lý chuyên biệt hàng ngàn khách để gia tăng niềm tin cho nhiều lần mua hàng tiếp theo.

Ngoài những tính năng trên, Abit còn có khả năng tự động inbox-comment, quản lý 1000 fanpage. Đồng bộ đơn hàng trên mọi kênh bán hàng: Facebook, Shopee, Tiki, Lazada. Tính tiền nhanh, lên đơn hàng loạt, đẩy đơn liên tục trong 1 click… Và rất nhiều những chức năng ưu việt hỗ trợ nhà quản lý đang chờ bạn khám phá ngay. Hotline: 024.6674.8888.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý inbox Ứng dụng hỗ trợ tăng tương tác bán hàng hiệu quả

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH (FANPAGE, SÀN TMĐT), QUẢN LÝ TỒN KHO.

btn

Kinh doanh gì ở nông thôn? 15 ý tưởng mà bạn không nên bỏ qua

Kinh doanh gì ở nông thôn? 15 ý tưởng mà bạn không nên bỏ qua

31/07/2020 8024

Bạn muốn bắt đầu kinh doanh tại chính quê hương của mình nhưng lại chưa biết nên kinh doanh mặt hàng gì ở nông thôn hiện nay? Kinh doanh gì ở nông thôn hiệu quả?… Bài viết này sẽ gợi…

banner sidebar right
Los AngelesChủ đề hot