Cần phải biết: Mã sku là gì? Cách đặt mã sku để quản lý hàng hóa tốt nhất

Mã sku được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới và không có bất kì một sản phẩm nào – trong nhà kho, ở quầy hàng, mà không cần gắn mã sku lên bề mặt. Thực tế thì không phải người có chuyên môn chưa chắc đã biết về nó. Nhưng bây giờ, bạn có thể biết ngay mã sku là gì? Tác dụng của mã sku và cách đặt mã cho tất cả hàng hóa ngay trong bài viết sau.

Mã sku là gì?

SKU là từ viết tắt của Stock Keeping Unit, có nghĩa là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho, gồm cả chữ và số, thường dài từ 6 đến 8 ký tự đặt riêng cho một sản phẩm. Có thể xem mã SKU là MÃ HÀNG HÓA thể hiện tất cả mọi thông tin liên quan đến một sản phẩm. Giúp cho việc phân loại hàng hóa trong kho được chi tiết nhất như phân loại theo kiểu dáng, kích thước, nhãn hàng, ngày sản xuất,..

Mã SKU với UPC (Universal Product Code)  khác nhau như thế nào? SKU được tối ưu hóa cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ trong đơn vị kinh doanh. Tức là những người trong hệ thống quản lý mới hiểu được. Còn UPC thì bất kì ai cũng có thể hiểu được thông tin vì nó được chuẩn hóa theo quy ước sẵn. Đặc biệt cùng một sản phẩm chỉ có 1 UPC duy nhất nhưng mỗi công ty sẽ đặt một mã UPC khác nhau. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các siêu thị, tạp hóa, điện máy, nhà  thuốc, shop quần áo, giày dép.. Số lượng hàng hóa và danh mục hàng hóa nhiều.

Ý nghĩa của mã SKU

Như đã nói ở trên, việc đặt mã SKU quy ước thông tin về sản phẩm để quản lý rất hiệu quả. Mọi thông tin về tên, hình dáng, chất liệu, kho lưu, ngày nhập, kích cỡ, màu sắc, tình trạng sản phẩm đều được hiển thị rõ ràng qua một dãy chữ số. Điều này rất tốt cho quá trình bán hàng, thậm chí còn tốt hơn cả Barcode. Vì chỉ cần check mã SKU đã dễ dàng phân biệt được các sản phẩm với nhau. Không cần đưa vào máy hoặc các thiết bị quét Barcode mới nhận dạng được. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình xử lý đơn hàng. Những mã SKU hiện nay đều được biến thành nhãn mã vạch có thể quét được để thanh toán nhanh hơn.

Khi kết hợp mã SKU với phần mềm quản lý kho sẽ giảm thiểu lỗi trong kiểm soát kho hàng. Chúng giúp chủ cửa hàng nhanh chóng nắm bắt số lượng tồn kho sau mỗi đơn bán. Ngay cả khi cửa hàng đang trong tình trạng quá tải khách vẫn không mất kiểm soát hàng hóa. Thay vì vào kho lục lọi, việc nhập mã SKU vào POS hoặc hệ thống sẽ cho ra ngay hàng nào còn, hàng nào hết để đưa ra thêm sản phẩm cho khách. Khi nhập hàng về, nếu không quy định bằng mã SKU ngay. Hàng sẽ rất lộn xộn, không được sắp xếp đồng bộ, khoa học. Đương nhiên việc kiểm kê không thể đúng cách, không biết lô nào lỗi, lô nào thiếu..

Mã SKU không có một quy định ràng buộc nào chung trên thị trường. Chúng hoàn toàn do cơ sở kinh doanh tự quy định và điều chỉnh. Vì thế bạn có thể tạo bao nhiêu SKU cũng được, miễn là phù hợp với số lượng danh mục hàng hóa.

♦ Tìm hiểu thêm: Cách quản lý đơn hàng online nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Tạo mã SKU đơn giản, dễ nhớ nhất cho cửa hàng

Để tạo ra một mã SKU, bạn cần lên một quy ước chung cho những số và chữ cái. Chữ nào, số nào sẽ chứa đựng thông tin gì của sản phẩm. Trong đó hãy lưu ý những thông tin cần thiết nhất sẽ thuộc 7 trường sau:

• Thứ 1: Tên nhà sản xuất, hoặc thương hiệu.
• Thứ 2: Mô tả ngắn về sản phẩm (hình dáng, chất liệu, loại..)
• Thứ 3: Thời gian mua hàng (thường chỉ dùng 2 số cuối để thể hiện).
• Thứ 4: Kí hiệu kho với công ty có nhiều kho hàng, mỗi kho một kí hiệu riêng)
• Thứ 5: Kích thước
• Thứ 6: Màu sắc 
• Thứ 7: Tình trạng sản phẩm mới hay second-hand (nếu có)

Sau đó đặt đúng các chữ và số tương ứng với các trường theo thứ tự thống nhất. Trong trường hợp chỉ sử dụng một dạng là chữ hoặc số. Người đặt cần quy định mỗi trường thông tin là 1,2 hay 3 ký tự để dễ phân biệt. Hoặc có thể sử dụng dấu “-” để phân tách các trường. Độ dài mã được khuyến nghị là từ 12-18 chữ số nếu được in trên mã vạch sản phẩm. Và tra mã sku bằng phần mềm hoặc quét mã Barcode. Còn nếu như nhập thủ công thì đây có lẽ không phải là lựa chọn tốt.