Nên chọn phần mềm theo yêu cầu hay phần mềm viết sẵn?

Nhu cầu sử dụng phần mềm của các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh ngày càng tăng cao. Thế nhưng, khi chưa có kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế thì họ lại đau đầu khi phải quyết định lựa chọn giữa phần mềm theo yêu cầu hay phần mềm viết sẵn.

Trong khi đó, không ai có thể đưa ra một lời khuyên chung rằng lựa chọn nào tốt hơn, tối ưu hơn. Điều này còn phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu, mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp và rất nhiều yếu tố khác. Do đó bài viết hôm nay sẽ cung cấp thông tin về ưu-nhược điểm của từng loại phần mềm. Qua đó, giúp bạn có được cái nhìn toàn diện và quyết định chính xác nhất.

Phần mềm theo yêu cầu

Ưu điểm

Những ưu điểm không thể bỏ qua của phần mềm viết theo yêu cầu phải kể đến như:

• Được phát triển dựa trên cơ sở là yêu cầu, hiện trạng kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ, quy trình, đem lại lợi ích lớn nhất cho người dùng (do mỗi doanh nghiệp đều có bộ máy riêng, cách điều hành và quản lý riêng)

• Đảm bảo tuyệt đối tính bảo mật thông tin. Không chịu bất kỳ tác động nào gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến dữ liệu của doanh nghiệp.

• Giúp người dùng dễ dàng tiếp cận, thao tác đơn giản. Không tốn quá nhiều thời gian cho việc làm quen.

• Phần mềm được xây dựng dựa trên ý tưởng, vấn đề của người dùng, nên có thể chủ động trong việc yêu cầu nâng cấp, bảo trì phần mềm từ phía nhà cung cấp dịch vụ.

• Nhận được những hỗ trợ chu đáo, từ nhà cung cấp trong suốt quá trình sử dụng.

Nhược điểm

Mặc dù mang đến cho doanh nghiệp khá nhiều lợi ích tuy nhiên phần mềm viết theo yêu cầu cũng khó tránh khỏi những hạn chế như:

• Chi phí để đầu tư khá cao. Bởi để đáp ứng đúng nhu cầu, đòi hỏi của doanh nghiệp bạn phải bỏ ra mức phí gấp 2-3 lần các phần mềm thông thường. Điều này khá bất lợi cho những đơn vị có nguồn vốn hạn chế.

• Đòi hỏi bạn phải chọn được một nhà cung cấp thật sự uy tín. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay, các công ty thiết kế phần mềm mọc lên như nấm, ngày một đa dạng. Khiến việc tìm được cái tên tốt nhất là không hề dễ dàng. Chỉ cần một sai lầm cũng có thể gây ra hậu quả khôn lường trong tương lai.

• Người dùng phải chờ trong một khoảng thời gian nhất định mới được cung cấp và sử dụng phần mềm. Bởi nó còn phải trải qua một quy trình dài để thiết kế và thử nghiệm.

Phần mềm viết sẵn

Ưu điểm

Một phần mềm viết sẵn hoàn thiện có thể mang đến những lợi ích tuyệt vời như:

• Đa dạng về tính năng, nhiều sự lựa chọn. Hầu như các phần mềm chất lượng hiện nay đều được tích hợp đầy đủ các chức năng hỗ trợ toàn bộ quy trình kinh doanh của đa số loại hình kinh doanh.

• Tiết kiệm thời gian do nó đã được thiết kế sẵn, bạn có thể sử dụng ngay lập tức.

• Chi phí đầu tư ban đầu khá hợp lý. Nếu so sánh với phần mềm viết theo yêu cầu thì mức giá thấp hơn rất nhiều.

• Độ phổ biến cao, khá thông dụng và quen thuộc trên thị trường. Người dùng có thể dễ dàng làm quen với các thao tác và sử dụng thành thạo.

• Được nhà cung cấp hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm thì phần mềm viết sẵn cũng tồn tại những hạn chế như:

• Được thiết kế và phát triển dựa trên các ưu cầu chung và tiêu chuẩn nhất định. Do đó nó không tích hợp hoàn toàn với một doanh nghiệp cụ thể nào đó.

• Không thể thêm các tính năng riêng do khách hàng yêu cầu.

Nên chọn phần mềm theo yêu cầu hay phần mềm viết sẵn?

Mỗi phần mềm quản lý bán hàng đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Thêm vào đó, để đưa ra quyết định chính xác nhất, bạn cần cân nhắc dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Cụ thể:

Phần mềm viết sẵn sẽ phù hợp hơn với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các cửa hàng, chuỗi cửa hàng nhỏ. Bởi nó không đáp ứng được các yêu cầu chuyên sâu, trong khi đó những loại hình kinh doanh này hầu như chỉ cần đến những tính năng cơ bản. Yêu cầu đối với phần mềm không quá phức tạp. Ngoài ra, mức chi phí đầu tư ban đầu cũng khá hợp lý.

Trong khi đó, phần mềm theo yêu cầu phù hợp với những loại hình kinh doanh đặc thù, ít phổ biến, đòi hỏi những yêu cầu phức tạp, chuyên sâu. Nhìn chung, giải pháp này phù hợp với đại đa số doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nguồn vốn không thực sự dư dả thì bạn nên cân nhắc sử dụng loại phần mềm này.

Trên đây là những thông tin cơ bản về phần mềm theo yêu cầu và phần mềm viết sẵn mà chúng ta cần nắm rõ. Hy vọng với thông tin mà bài viết cung cấp có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp và tối ưu nhất. Chúc các bạn thành công.