Phần mềm quản lý kho miễn phí có phải món hời của doanh nghiệp?

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho nhằm đơn giản hóa quy trình quản lý. Không khó để tìm ra hàng loạt lựa chọn miễn phí trên internet. Và “miễn phí” chính là ưu điểm lớn nhất thu hút người dùng. Nhưng liệu phía sau 2 từ “miễn phí” có thực sự là một phần mềm quản lý kho đáng sử dụng?

Sự cần thiết của phần mềm quản lý kho

Quản lý kho không phải là một quy trình đơn giản. Thay vào đó nó gồm có rất nhiều nghiệp vụ phức tạp. Có thể kể đến như: nhập hàng, xuất hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch hàng hóa, kiểm kê,… Các cách thức làm việc truyền thống trên sổ sách hay thậm chí là Excel từ lâu đã không mang lại hiệu quả. Đặc biệt là với những doanh nghiệp có nguồn hàng lớn, nhiệm vụ này lại càng khó khăn hơn. Trong khi đó, bạn rất khó có thể đánh giá tổng quan và chính xác về hoạt động của kho hàng. Vì thế, sử dụng phần mềm chính là nước đi đúng đắn, giải quyết được hầu hết các vấn đề tồn đọng.

Tuy nhiên, một bài toán khó được đặt ra đó chính là nên chọn phần mềm quản lý kho như thế nào để tối ưu và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn?

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí hay không?

Đây là một câu hỏi không thể trả lời “có” hay “không”. Thay vào đó, bạn cần đánh giá dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và hiệu quả mà phần mềm mang lại. Qua đó đưa ra quyết định chính xác nhất. Để làm được điều này, trước tiên chúng ta phải biết ưu-nhược điểm của nó là gì?

Ưu điểm

• Ưu điểm lớn nhất cần kể đến đó chính là bạn không cần tốn bất cứ đồng nào mà vẫn có thể sử dụng phần mềm. Điều này vô cùng phù hợp với các doanh nghiệp, cửa hàng có nguồn ngân sách hạn chế.
• Giải quyết được những vấn đề bất cập mà việc quản lý thủ công phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức để xử lý. Việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa cũng trở nên tiện lợi hơn rất nhiều.
• Hạn chế tối đa các giấy tờ, chứng từ rắc rối. Khâu lưu trữ đơn giản, dễ dàng. Không cần tới quá nhiều sổ sách, hay phải ghi chép thủ công.
• Tối ưu đội ngũ nhân sự quản lý kho.

Nhược điểm

• Thường không được tích hợp tính năng phục hồi dữ liệu, hoặc tính bảo mật kém. Dẫn đến tình trạng khi mất dữ liệu khi gặp sự cố thì hy vọng lấy lại được vô cùng thấp.
• Bạn sẽ không nhận được sự hỗ trợ từ phía cung cấp phần mềm. Họ hoàn toàn không có nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc phục hồi hay giải quyết bất cứ lỗi nào trong quá trình người dùng sử dụng.
• Nguy cơ bị ăn cắp thông tin cực kỳ cao. Rất nhiều phần mềm tự động lấy dữ liệu mà bạn nhập vào và gửi đi trong khi người sử dụng không hề hay biết. Điều này sẽ không thành vấn đề đối với các cửa hàng có quy mô nhỏ. Nhưng ngược lại, với một doanh nghiệp có quy mô lớn thì đây chính là cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh biết được tình hình nội bộ trong doanh nghiệp của bạn.
• Phần mềm miễn phí thường vẫn còn thử nghiệm.
• Bị hạn chế về các tính năng và tiện ích. Có thể bạn hài lòng với thời gian đầu sử dụng. Nhưng khi phát sinh nhu cầu cao hơn hoặc mở rộng kinh doanh thì các phần mềm miễn phí thường bị giới hạn dung lượng, thời gian sử dụng.
• Nếu sử dụng phần mềm từ các nguồn không đáng tin cậy. Rất có thể bạn đang gián tiếp lấy virus, mã độc về thiết bị của mình.

♦ Đừng bỏ qua: Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel liệu có phải sự lựa chọn thông minh để quản lý kho hàng thời đại số.

Có nên đầu tư vào phần mềm quản lý kho?

Đã đến lúc bạn cần suy nghĩ nghiêm túc hơn về công việc kinh doanh. Bởi quản lý kho tác động trực tiếp tới nhiều quyết định cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp. Chỉ cần một vài sai lầm trong việc nhập hàng hóa, sản phẩm mới sẽ dẫn đến nhiều rủi ro không đáng có.

Một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguồn nhân lực. Tối ưu hóa việc lưu kho. Quản lý lượng hàng tồn kho một cách chính xác nhất. Nhờ đó mà luôn cung cấp đầy đủ và nhanh chóng tình hình hàng hóa cho khách hàng. Nhà quản lý có cái nhìn tổng quát nhất về khối lượng hàng hóa. Tránh tình trạng tồn kho, ứ đọng vốn cố định ở mức tối đa.

Ngoài ra, các phần mềm hiện nay đều có thể tạo ra các báo cáo theo nhu cầu của người dùng. Đặc biệt là được cập nhật liên tục và xuất ra bất cứ lúc nào cần thiết. Các báo cáo được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như con số, biểu đồ, sơ đồ, bảng biểu,… Nhằm đưa đến cái nhìn trực quan cho nhà quản lý.

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp cho phép người dùng trải nghiệm phần mềm quản lý kho hàng. Bạn có thể đăng kí dùng thử PHẦN MỀM ABIT – ứng dụng quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay.

Hy vọng từ những thông tin được chia sẻ trên bài viết, bạn có thể chọn cho mình một phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình. Chúc các bạn thành công.