5 nguyên tắc quản lý đơn đặt hàng chủ shop phải thuộc nằm lòng

Người ta thường quá chú trọng tìm kiếm thị trường và bán hàng mà quên đi một yếu tố quan trọng. Đó chính là quản lý tình hình thực hiện đơn đặt hàng để đốc thúc tiến độ, đảm bảo uy tín trong mắt khách hàng. Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp nâng cao hiệu quả quản lý đơn đặt hàng trong kinh doanh.

Quản lý đơn đặt hàng bằng cách: tự động hóa bán hàng

Xử lý đơn bán hàng là một chuỗi hoạt động từ khi tiếp nhận yêu cầu, lên đơn cho đến khi hàng đã đến đươc tay khách. Sai lầm khi nhập số liệu, thông tin trong đơn hàng sẽ rất đến hệ quả tai hại cho tất cả các khâu xử lý phái sau. Lỗi này sẽ thường xảy ra khi nhập và điều chỉnh bằng tay. Vì thế,  làm thủ công nên được tối thiểu hóa và gia tăng bằng thao tác tự động. Càng tự động bao nhiêu thì dữ liệu càng chuẩn xác bấy nhiêu. Càng giảm tối đa độ trễ đơn hàng và những sai sót, nhầm lẫn để thông suốt kênh phân phối.

Đơn hàng bị chậm trễ thường xuyên diễn ra ở các cửa hàng mới thành lập, cửa hàng nhỏ lẻ. Chưa có hệ thống chuyên nghiệp để quản lý đơn hàng khi số lượng đơn tăng đột biến. Cách tốt nhất là trang bị một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất. Tối ưu thời gian thao tác lên đơn, tính tiền, in hóa đơn cho khách hàng. Cho đến những thao tác lưu trữ, chỉnh sửa phức tạp như đơn hủy, đơn hoàn. Chắc chắn phân tách rõ ràng các khâu trong bán hàng để quy trách nhiệm và xử lý nếu xảy ra sự cố bất ngờ.

Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng

Với những đơn hàng online, quá trình hoàn thành đơn đặt hàng sẽ kéo dài. Vì thế, khi lượng đơn phát sinh mỗi ngày một lớn sẽ dễ xảy ra tình trạng “quá tải”. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần theo dõi trạng thái xử lý liên tục. Trưởng các bộ phận phải thường xuyên kiểm tra, rà soát. Nắm được tình hình hàng hóa ngay ở thời điểm hiện tại với con số cụ thể. Ví dụ: Bao nhiêu đơn đã xuất kho, bao nhiêu đơn đối soát, đơn đã gửi bưu cục, đơn trả lại, đã chốt chưa chốt, chuyển khoản hay chưa… Việc quản lý theo trạng thái đơn sẽ giúp từng bộ phận phân loại được nhiệm vụ cần làm. Đồng thời tránh tình trạng bỏ sót đơn làm khách hàng chán nản, bực bội.

>>> Mất khách vì gửi hàng quá lâu? Kết thúc tình trạng này từ bài viết: Giải pháp tối ưu để “tăng tốc” trong xử lý đơn hàng

Theo dõi trạng thái vận chuyển đơn hàng

Hàng còn ở trong kho thì bạn vẫn đang có quyền kiểm soát hoàn toàn. Nhưng khi hàng đã được chuyển cho bên đối tác vận chuyển thì sao? Bạn vẫn cần theo dõi thường xuyên tình trạng giao hàng cho tới khi hàng đã xác nhận gửi thành công. Đảm bảo an toàn hàng hóa, tránh thất lạc hư hỏng trên đường vận chuyển. Khi giao đơn đúng thời gian khách hàng cũng sẽ hài lòng về tiến độ giao hàng và sự chuyên nghiệp. Đồng thời giảm nguy cơ hủy đơn hàng hoặc thay đổi sản phẩm đã đặt. Hiện nay, có một số ứng dụng còn dự đoán được thời gian tối đa để đơn hàng giao tới người nhận. Càng làm gia tăng rất nhiều sự chủ động trong giao dịch.

Quản lý đơn đặt hàng : Sát sao lượng hàng tồn kho

Hàng tồn kho chính là tài sản lưu động của cửa hàng. Quản lý tốt kho tốt thì mới lên đơn một cách nhanh chóng và chính xác cho người mua được. Nhiều cửa hàng không chỉ bán đơn thuần trên một nền tảng mua sắm. Xu hướng hiện này là bán hàng đa kênh để phủ sóng ở mức độ rộng rãi nhất. Vì thế, chủ shop cần quản lý hàng tồn kho hiệu quả để có phương án đặt hàng kịp thời cũng như sẵn sàng sản phẩm cung cấp cho khách hàng từ mọi kênh mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram…) hoặc các sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada…). Chính vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho nên được số hóa bằng phần mềm. Giúp dễ dàng thống kê từ các nguồn với thao tác cập nhật liên tục, chính xác.

► Phần mềm theo dõi xuất nhập tồn miễn phí liệu có tốt “như lời đồn”!? Click đọc ngay kẻo mất tiền oan!

Tích hợp tất cả các khâu quản lý đơn đặt hàng trên 1 hệ thống duy nhất

Bạn nghĩ sao về giải pháp quản lý bán hàng TẤT CẢ TRONG MỘT. Một nền tảng kết nối từ quản lý đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn, theo dõi vận chuyển, cho đến báo cáo thống kê tình trạng đơn và hiệu quả kinh doanh. Nhắc đến đây, không thể không nói đến phần mềm quản lý đơn hàng Abit của Nitco. Các bước xử lý trên Abit được tiến hành nhanh – gon – hiệu quả như sau:

Nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống quản lý Abit ngay tại điểm bán. Sau đó Abit sẽ tự động lưu lại và thực hiện luôn các thao tác thống kê, tính toán số liệu. Các các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, nhà cung cấp,…đều sẽ nắm bắt được tình hình của các đơn đặt hàng. Từ đó mỗi bộ phận sẽ chia nhau xử lý để hoàn thành trong thời gian nhanh nhất. Đồng thời kịp thời hỗ trợ xử lý các trường hợp ngoại lệ. Bao gồm như lỗi đơn hàng, khách hàng hủy đơn, hết hàng, hoàn lại hàng…

Về vận chuyển Abit kết nối nhanh với 6 đơn vị: GHN, GHTK, Viettel Post, VN post, Super Ship và J&T Express. Nhân viên có thể đẩy đồng loạt 1000 đơn hàng chỉ bằng 1 click sang đơn vị ship. Đồng thời mã vận đơn cũng sẽ tự động đồng bộ với đơn hàng trên Abit. Chỉ cần ngồi ở nhà, chờ bưu tá qua lấy và dùng mã này để định vị hàng hóa. Tiền phí vận chuyển, phí thu hộ COD đều được đối soát độc lập hoàn toàn trên máy. Vì thế hạn chế luôn được tình trạng sót đơn hoặc nhầm lẫn trong tính toán.

Kết luận

Phần mềm Abit sẽ là sự hỗ trợ tuyệt vời để tăng hiệu quả cho các nhà quản lý khi tiết giảm được nhiều bước làm việc thủ công trong quản lý đơn đặt hàng. Ngoài những tính năng đã trình này như trên, người dùng còn có thể quản lý nhân sự, quản lý fanpage, tự động inbox – comment, remarketing sau bán,.. Abit cũng là một ứng dụng phần mềm quản lý kho online hiệu quả cho các chủ shop bán hàng. Và rất nhiều những tính năng hấp dẫn khác đang chờ bạn khám phá.