Nếu đang quản lý kho bằng Excel bạn cần phải biết những điều này

Với những doanh nghiệp, cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, khối lượng sản phẩm không quá lớn, ít mã hàng hóa thì quản lý kho bằng Excel đang là phương án được lựa chọn nhiều nhất. Vậy, làm thế nào để khai thác triệt để Excel cho hoạt động kinh doanh của bạn? Và Excel có phải là giải pháp tối ưu nhất hay không?

Tại sao Excel được chọn để quản lý kho?

Quản lý kho trên Excel mang đến khá nhiều lợi ích cho người dùng. Trong đó phải kể đến một số ưu điểm chính sau đây:

• Tiết kiệm chi phí: Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Hoặc nếu muốn tối ưu trong quá trình sử dụng, có thể bỏ ra một số tiền không quá lớn để mua bản quyền từ MS Office.
• Quản lý File riêng biệt: Người dùng có thể lưu dữ liệu trên các File, Sheet khác nhau. Hỗ trợ cho việc theo dõi, kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chi tiết và dễ dàng.
• Cập nhật số liệu dễ dàng: file Excel là bảng tính, được chia theo cột và hàng. Bạn có thể thêm bất kỳ trường thông tin cần thiết nào vào file qua vài thao tác đơn giản.
• Tìm kiếm nhanh thông tin nhờ bộ lọc và những hàm chuyên biệt.
• Đặt hàm tính cho file báo cáo giúp tính ra số liệu thay vì phải cộng trừ thủ công.

Mẹo quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả

Cẩn trọng với hàng tồn kho

Hàng tồn kho là yếu tố thường xuyên xảy ra lỗi trong Excel. Bởi nó phụ thuộc rất nhiều đến thao tác của con người. Vì vậy, nếu không thật sự cẩn thận, để phát sinh sai sót thì việc tìm lỗi trên các trang tính vô cùng khó khăn. Trừ khi bạn biết chính xác mình đang nhầm lẫn ở đâu. Cách tốt nhất để hạn chế tình trạng này đó là phải kiểm kho hàng ngày. Hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho online tiết kiệm chi phí, nhân lực và thời gian hơn.

Cập nhật nhanh chóng, kịp thời

Trên thực tế, Excel không phải là phương án tối ưu để quản lý kho hàng theo thời gian thực. Vậy nên, bạn cần phải chủ động nhập thời gian vào bảng. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng bất cứ nhân viên nào thực hiện thao tác mới, xử lý đơn hay xuất-nhập kho đều phải cập nhật nhanh nhất có thể vào file Excel.

Sử dụng lưu trữ điện toán đám mây

Chúng ta đều biết, file Excel là file quản lý ngoại tuyến. Bởi vậy, nó không cho phép nhiều người cùng sử dụng, thao tác cùng lúc. Phương án tối ưu nhất là nhờ đến Excel đám mây (OneDrive) hoặc trên Google Drive. Bạn có thể thêm nhiều người chỉnh sửa trang tính cùng lúc, giúp tăng hiệu quả quản lý. Thêm vào đó, nó còn cung cấp tiện ích sao lưu tự động và đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại,…

Tổng kết dữ liệu cho báo cáo

Để có được kết quả chính xác nhất, bạn nên dành thời gian để tổng kết dữ liệu hàng tháng. Nếu có thể hãy rút ngắn khoảng cách giữa các lần tổng hợp để tránh tồn đọng số liệu và sai sót. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt chi tiết và chặt chẽ hoạt động trong kho hàng. Biết được tình hình hàng hóa để đưa ra các giải pháp giải phóng hàng hóa hoặc nhập thêm.

Rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Có thể thấy, quản lý kho bằng Excel mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích trong quá trình quản lý. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những rủi ro như:

• Dễ sai sót trong tính toán
• Không đảm bảo được tính bảo mật
• Không chủ động trong việc xuất nhập hàng hóa
• Các bước quản lý còn quá rườm rà, phức tạp
• Nhiều thao tác thủ công, khó rà soát khi có sai sót
• Không hỗ trợ được cho việc kiểm kê hàng hóa
• …

Xem chi tiết hơn: Những rủi ro có thể phải đối mặt khi sử dụng Excel

Giải pháp quản lý kho hiệu quả

Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm quản lý bán hàng được ra đời để thay thế cho việc quản lý trên Excel đã dần trở nên lỗi thời và không phù hợp. Một trong số đó phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng offline với khả năng điều hành và giám sát kho cực kỳ hiệu quả. Những tính năng nổi bật của Abit đó là:

• Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa, danh sách hàng hoá cho nhiều chi nhánh, kho hàng
• Quy trình nhập, mua hàng đơn giản. Có thể nhập kho hàng ngay với Phiếu nhập mua (PO)
• Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho…
• Quản lý sổ kho hàng hóa : tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập – xuất nội bộ, tồn cuối…
• Quản lý giá vốn theo các hình thức tính giá vốn sau mỗi lần nhập
• Dữ liệu được nhập vào phần mềm sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống
• Cảnh báo hàng nhập vượt định mức hay hàng tồn chạm ngưỡng tối thiểu
• Hỗ trợ in barcode(mã vạch) trực tiếp từ phần mềm theo nhiều kiểu khác nhau. Hỗ trợ nhiều khổ giấy in khác nhau, khổ in riêng cho Trang sức
• Cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết và kịp thời
• Khả năng quản lý từ xa trên các thiết bị di động thông minh, laptop, máy tính bảng
• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện, tính bảo mật cao

Hướng dẫn quản lý nhiều kho hàng của đơn vị kinh doanh trên phần mềm Abit

Ngoài ra, Abit còn cho phép người dùng trải nghiệm hoàn toàn miễn phí tất cả các chức năng của phần mềm trong vòng 15 ngày. Liên hệ ngay HOTLINE 024.6674.8888 để được tư vấn hỗ trợ trực tiếp 24/7.

Chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về các vấn đề liên quan tới quản lý kho bằng Excel. Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn có thể tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook