Vận đơn là gì? Xem 5 điều quan trọng về vận đơn chủ shop phải biết rõ

Vận đơn là gì? Có những loại vận đơn nào hiện nay? Dùng trong những phương thức vận chuyển nào? … Rất nhiều những câu hỏi liên quan đến khái niệm cơ bản trong vận tải hàng hóa, mà tôi tin chắc rằng bất kì người quản lý nào hiện nay cũng rất cần phải biết để cân nhắc tối ưu chi phí kinh doanh.

Điều 1: Vận đơn là gì?

Vận đơn trong tiếng Anh là Bill of lading, viết tắt là BL hoặc BoL. Theo khái niệm chính thức nó là một chứng hợp phát cho người vận chuyển cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Ngày nay, khái niệm vận đơn được mở rộng không chỉ trong vận tải biển. Mà còn áp dụng ngay cho các phương thức vận chuyển khác như hàng không, đường bộ, đường sắt,…

Vận đơn đóng vai trò là một biên lai vận chuyển khi người chuyên chở sẽ giao hàng hóa đến đúng điểm đã định trước. Vận đơn sẽ phải đi kèm với các sản phẩm (bưu phẩm) được vận chuyển. Đồng thời phải được kí bởi đại diện ủy quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận.

Điều 2: Chức năng của vận đơn là gì?

Tùy từng loại hình và phương thức vận tải, vận đơn có thể có 3 chức năng chính như sau:

1. Là biên lai gửi hàng lên phương tiện (tàu hỏa, máy bay, xe tải)
2. Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở (giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển)
3. Là chứng từ sở hữu (chỉ áp dụng cho vận đơn đường biển)

Có thể nhận thấy, vận đơn chính là chìa khóa chính giúp bạn kiểm soát được tiến trình đơn hàng của mình. Trạng thái là gì? Đang ở đâu? Và để hỗ trợ việc kiểm tra rà soát tốt hơn, bạn nên sử dụng phần mềm bán hàng online. Không đắt nhưng sắt ra miếng.

Điều 3: Tác dụng của vận đơn

Vận đơn được lấy làm bằng chứng xác nhận xác định số lượng hàng hóa đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó để thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, nó cũng được dùng để chỉ bưu phẩm đã được người bán gửi đi. Phía người mua chờ hoặc xúc tiến những công việc cần thiết như đã thỏa thuận. Nói ngược lại, chưa có Bill nghĩa là chưa có hàng gửi đi. Đến khi có Bill bên người mua mới chuyển tiền, chẳng hạn vậy.

Vận đơn dùng để làm tài liệu đính kèm hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.

Vận đơn dùng để căn cứ làm hồ sơ nhập khẩu khi khai báo hải quan. Chứng từ này rất quan trọng trong xuất nhập hàng hóa quốc tế. Bên hải quan yêu cầu phải có bản chụp có dấu hãng tàu, và dấu chủ hàng.

Dùng làm chứng từ chuyển nhượng với hàng hóa đã được ghi trên vận đơn (thường áp dụng ở vận tải biển). Thông qua giấy tờ này, chủ sở hữu có thể cầm cố, mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa.

Mã vận đơn trên phiếu (bill) sẽ giúp định vị hàng hóa và trạng thái giao hàng. Bằng cách tra mã trên trang web/phần mềm, cả người bán và người mua đều nắm được hàng hóa đang ở đâu. Có an toàn không? Có phát sinh vấn đề gì trục trặc không để kịp thời xử lý.

>>> Xử lý mọi vấn đề giao hàng bằng mã vận đơn, đọc ngay bài: Hướng dẫn tối ưu tra cứu mã vận đơn bằng phần mềm Abit

Điều 4: Có bao nhiêu loại vận đơn hiện nay?

Như đã nói, khái niệm vận đơn áp dụng cho mỗi phương thức vận chuyển khác nhau sẽ có sự khác nhau. Cụ thể:

• Vận tải đường biển: dùng “vận đơn đường biển” Bill of Lading) hoặc giấy gửi hàng đường biển (Seaway Bill).
• Vận tải hàng không: dùng “giấy gửi hàng hàng không” (Airway Bill)
• Vận tải đường bộ: thường có “Giấy gửi hàng đường bộ”, hay “Phiếu giao hàng”.
• Vận tải đa phương thức: dùng vận đơn đa phương thức “Multimodal Bill of Lading”

Điều 5: Những điểm cần chú ý của nội dung vận đơn

Tuy có nhiều loại vận đơn nhưng chúng đều có chung những điểm cơ bản trong nội dung. Đây cũng là những mục không thể thiếu mà người gửi hàng hay người nhận hàng đều rất cần chú ý. Chỉ cần sai lệch hoặc thiếu sót sẽ dẫn đến thiệt thòi cho bạn khi xử lý những sự cố phát sinh.

– Tên và địa chỉ đơn vị vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu,

– Tên và địa chỉ người gửi hàng,

– Tên và địa chỉ người nhận hàng, (rất quan trọng)

– Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích,

– Thông tin phương tiện vận chuyển: tên tàu, số chuyến, biển số xe…

– Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán,

– Thời gian và địa điểm phát hành vận đơn,

– Số bản gốc/mã vận đơn,

– Chữ ký của người vận tải, người gửi và người nhận hàng.

Kết luận

Vận đơn góp một phần không nhỏ về tính quyết định thời gian, chất lượng, giá thành và độ uy tín của cửa hàng kinh doanh. Vì thế, để sử dụng và kiểm soát hiệu quả nên sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp Abit.

Phần mềm hỗ trợ kết nối với 6 đơn vị vận chuyển toàn quốc. Thao tác đẩy +1000 đơn hàng chỉ trong 1 click chuột. Tra cứu mã vận đơn hàng loạt, đối soát độc lập, thu tiền COD, tính tỷ lệ hoàn hàng… Và hàng ngàn tính năng hấp dẫn khác đang chờ bạn khám phá ngay. Hotline 024.6674.8888.

Qua bài viết hi vọng đã giải thích rõ hơn về khái niệm vận đơn là gì. Cùng những nội dung quan trọng trong khi sử dụng vận đơn tại Việt Nam. Với những nội dung đã chia sẻ, mong sẽ giúp được cho bạn nhiều hơn trong hoạt động kinh doanh sắp tới của mình.

Tìm hiểu thêm: 

Phần mềm quản lý kho online