Cẩm nang cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất

Dù bị ngăn cách bởi khoảng cách địa lý nhưng khách hàng vẫn có thể cảm nhận được cảm xúc, giọng nói và thái độ của bạn qua mỗi cuộc điện thoại. Vì thế cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất là:

Luôn mỉm cười khi trả lời – cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả

Khi bước vào cuộc nói chuyện với khách hàng qua điện thoại nhân viên hãy thể hiện với thái độ tươi cười, niềm nở. Vì thái độ của bạn ra sao khách hàng đều có thể cảm nhận được qua giọng nói của bạn. Hãy cố gắng giữ một thái độ tích cực nhất cùng với giọng nói dễ nghe.

Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn. Hơn nữa còn tạo cho khách hàng cảm thấy hứng thú hơn với cuộc trò chuyện qua điện thoại. Từ đó, giúp nội dung thuyết phục của nhân viên trở nên hiệu quả hơn. Đây chính là cách chăm sóc khách hàng tiềm năng hiệu quả mà các tư vấn viên thành công chia sẻ.

Luôn biết lắng nghe những điều khách hàng nói

Lắng nghe giúp bạn hiểu được những mong muốn của khách hàng. Đồng thời cũng sẽ thấu hiểu được khó khăn mà khách hàng đang gặp phải. Qua những điều mà khách hàng nói hãy cố gắng ghi nhớ và note lại để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót những thông tin quan trọng. Để từ đó bạn có cách chăm sóc hay nói đúng hơn là làm hài lòng họ. Sự lắng nghe và thấu hiểu của bạn cũng sẽ làm khách cảm nhận bạn dành cho họ sự tôn trọng đặc biệt.

Luôn chủ động giúp đỡ khách hàng

Mọi khó khăn mà khách hàng gặp phải bạn cần chủ động đưa ra giải pháp để giúp đỡ họ. Đây là một trong những cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại cực kỳ hiệu quả. Bởi khi bạn chủ động giải quyết mọi vấn đề của khách hàng, họ sẽ cảm nhận được sự quan tâm và có trách nhiệm. Từ đó sẽ để lại cho họ một ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp của bạn.

Xin phép khách hàng để họ chờ máy

Không phải trong mọi tình huống của khách hàng bạn đều có thể giải quyết ngay và luôn. Nếu như bạn cần tìm kiếm thông tin để giải quyết vấn đề hãy xin phép khách hàng vui lòng chờ máy. Khi đó, khách hàng sẽ cảm thấy rất vui vẻ, thoải mái ngay khi phải chờ đợi. Đừng cố gắng giải quyết vấn đề của khách trong im lặng. Họ sẽ không cảm nhận được điều đó đâu. Sự im lặng của bạn vô tình làm khách nóng giận vì cho rằng bạn đang lảng tránh họ đấy. Theo đó, xin phép khách hàng khi để họ chờ máy cũng được xem là cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả.

♦ Xem thêm: Chăm sóc khách hàng cũ – hoạt động “kim chỉ nam” của doanh nghiệp

Chăm sóc khách hàng trên kịch bản soạn sẵn

Cách chăm sóc khách hàng hiệu quả là khi có sự chuẩn bị kịch bản từ trước. Chuẩn bị trước kịch bản sẽ giúp cách gọi điện chăm sóc khách hàng được trôi chảy hơn. Bạn sẽ không tự đưa mình vào tình huống lúng túng khi gặp phải câu hỏi khó của khách. Nhất là vào thời điểm quan trọng khách từ chối bạn sẽ biết cách xử lý thế nào. Vì thế, đừng bao giờ bỏ qua công việc soạn sẵn kịch bản trước khi bắt đầu cuộc gọi CSKH nhé! Và nên nhớ là thực hành cho đến khi thuần thục để cách gọi chăm sóc khách hàng diễn ra thật tự nhiên.

Phân phối thời gian hợp lý – Cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại hiệu quả

Muốn trở thành nhà kinh doanh thành công bạn cần phải biết tôn trọng thời gian của chính mình và khách hàng. Tùy vào mục tiêu kế hoạch CSKH đã mua, khách hàng tiềm năng hay khách hàng cũ mà nhân viên cần phân bổ thời gian phù hợp. Thời gian duy trì cuộc gọi lý tưởng nhất là từ 3 – 5 phút. Bên cạnh đó, lựa chọn thời gian gọi điện cũng rất quan trọng. Nó sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng cách CSKH qua điện thoại của bạn đây. Tuyệt đối không nên gọi vào những giờ nhạy cảm như ăn trưa hoặc đi ngủ. Có thể gọi vào thời điểm 9 -10h sáng hoặc 2 – 4 giờ chiều.

Và bạn có thể kết hợp chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống fanpage Facebook. Chỉ cần cài đặt phần mềm quản lý bán hàng và thiết lập kết nối đồng bộ các fanpage là bạn đã có thể gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage, tự động trả lời bình luận facebook nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm đáng kể các chi phí.

Hi vọng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn có một cẩm nang tuyệt vời về cách chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Mong rằng các bạn có thể áp dụng để gia tăng tối đa doanh số cho doanh nghiệp của mình.

♦ Tìm hiểu thêm:

Làm sao để quản lý fanpage hiệu quả mà vẫn tiết kiệm được chi phí