Cách xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả

Trong kinh doanh để giữ chân và thu hút khách hàng mỗi công ty phải có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt. Dưới đây là chi tiết sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng giúp các công ty tối ưu hoạt động kinh doanh của mình. Cùng Abit tìm hiểu nhé.

Tầm quan trọng của sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng trong kinh doanh

Khách hàng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Và quy trình chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng lại đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới.

Bạn hãy hiểu rằng! Nếu bạn làm hài lòng khách hàng thì khả năng khách quay lại mua hàng và giới thiệu khách hàng mới cho bạn là rất cao. Trong nhiều lĩnh vực kinh doanh giữ khách hàng trung thành còn giúp họ trở thành đối tác kinh doanh của bạn.

Đây là phương pháp tạo dựng uy tín, tính chuyên nghiệp và tôn trọng trong công tác phục vụ khách hàng. Điều mà hầu hết các doanh nghiệp đều đang cố gắng xây dựng. Khi khách hàng hài lòng và có niềm tin với doanh nghiệp của bạn họ sẽ gắn bó và sẵn sàng giới thiệu bạn với người khác. Đây là cách quảng cáo marketing 0 đồng. Nhưng mang lại hiệu quả lớn vì đó là những lời quảng cáo tin cậy, có độ xác thực cao.

♦ Lấy được lòng tin của hàng trăm khách hàng, nếu biết: Quy trình làm việc hiệu quả của nhân viên chăm sóc khách hàng

Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả

Chăm sóc khách hàng là chuỗi các hoạt hoạt động cần xử lý liên quan đến chất lượng, sản phẩm dịch vụ. Nhằm hướng tới mục tiêu làm hài lòng người dùng và tạo dựng thương hiệu. Có đa dạng cách xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng tùy thuộc vào các sản phẩm, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một quy trình chung, là quy trình nền tảng mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và chủ động tùy biến sao cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình.

Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng

Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng để bạn biết mình phải thực hiện công việc đó ra sao? Thực hiện như thế nào?. Hay để xác định rõ ràng mục đích chăm sóc khách hàng của bạn là để giữ chân khách hàng, biến họ thành khách hàng trung thành hay đối tác kinh doanh. Bạn phải hiểu rằng!. Chăm sóc khách hàng mà không có kế hoạch cụ thể cũng giống như bạn có thể đi sai đường nếu như không cầm trên tay tấm bản đồ. Và bạn cần phải trang bị cho mình những công cụ, nền tảng hỗ trợ nào để CSKH tốt hơn.

♦ Đừng bỏ qua: Phần mềm bán hàng online trên Facebook Công cụ hỗ trợ CSKH hiệu quả nhất hiện nay

Thể hiện lòng biết ơn với khách hàng

Hãy thể hiện lòng biết ơn với khách hàng đã lựa chọn sản phẩm dịch vụ của bạn. Một lời cảm ơn chân thành cũng tạo cho khách hàng cảm giác hạnh phúc . Chính vì thế, trong mỗi cuộc giao tiếp hãy thể hiện thật tốt tác phong phục vụ khách hàng. Đừng tiết kiệm những câu giao tiếp làm hài lòng họ như: ” chúng tôi cảm ơn vì anh/ chị đã tin tưởng lựa chọn sản phẩm, ” Tôi xin lỗi”, ” Tôi hiểu cảm giác của anh chị lúc này”,…

Không chỉ vậy, bạn cũng cần chủ động khi thấy khách hàng đang tìm kiếm sự giúp đỡ. Hãy kiên nhẫn và luôn giữ thái độ niềm nở hòa nhã với họ.

♦ Cao nhân chia sẻ bí quyết: Cách nhắn tin cho khách hàng từ fanpage “ăn điểm” ngay trong lần đầu tiên

Giúp đỡ khách hàng giải quyết vấn đề

Kể cả bạn thái độ phục vụ khách hàng tốt nhưng lại không thể giúp họ giải quyết vấn đề thì mọi sự cố gắng đều trở nên vô nghĩa. Vì thế, để có thể giải quyết được mọi vấn đề của khách hàng không có giải pháp nào tốt hơn là bạn phải nắm rõ các thông tin, khúc mắc, khó khăn và các mối quan tâm thực sự của họ. Ngoài ra, trong mọi trường hợp bạn nên đánh giá vấn đề dựa trên suy nghĩ khách quan.

Trường hợp khách hàng của bạn quá giận dỗi thì hãy biết cách nói những câu có thể làm xoa dịu nỗi bực tức của họ. Ví dụ như:

“Chúng tôi sẽ gửi bộ phận kỹ thuật tới để kiểm tra vấn đề ngay”

“Chúng tôi sẽ đổi cho anh/chị một sản phẩm khác tương tự”

” Xin đừng quá lo lắng, việc này có thể là do…”

♦ Cùng tìm hiểu thêm: Cách trả lời comment trên Fanpage – Cập nhật nhanh chóng, phản hồi tức thì thông tin cho khách hàng

Nhận ý kiến đóng góp từ khách hàng

Luôn có những khách hàng dành lời khen ngợi về sản phẩm dịch vụ của bạn, bên cạnh đó cũng có những lời tiêu cực, phàn nàn, tỏ thái độ không hài lòng. Thay vì nghĩ đó là điều phiền hà, hãy xem đó như một món quà gửi tới doanh nghiệp. Cố gắng tiếp nhận một cách đầy đủ những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng để có thể giải quyết, cải thiện mọi thứ tốt hơn trước khi mọi chuyện bị đẩy đi quá xa.

Một số bí quyết hỗ trợ xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả

• Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trước và sau khi đạt được thỏa thuận ký kết hợp đồng.
• Hãy thể hiện sự quan tâm với khách hàng trong thời gian hợp đồng bằng những cuộc gọi, gửi tin nhắn chúc mừng,… để duy trì mối quan hệ khách hàng thân thiết.
• Cung cấp cho họ những dịch vụ cần thiết như : cài đặt, thẻ bảo hành, dịch vụ thay thế, sửa chữa, quyền lợi bảo hiểm,….
• Lắng nghe họ than phiền và làm họ cảm thấy thoải mái cũng là một cách làm cho dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

♦ Đọc thêm: Mẫu kịch bản telesales mỹ phẩm ấn tượng giúp bạn chốt đơn ấm ầm

Trên đây là tổng quan chi tiết sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng. Mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ để triển khai hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Đó là chìa khóa để mở cửa cho thành công trong tương lai.