Mất hết khách vì xử lý đơn hàng quá lâu, giải pháp tối ưu là gì?

Xử lý đơn hàng là khâu ảnh hưởng đến quá trình mua sắm của khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn nghe phàn nàn về thời gian nhận đơn, giao hàng, đơn hàng thiếu chính xác. Chắc chắn quá trình tiếp nhận, xử lý và vận chuyển có gặp vấn đề. Nguyên nhân và cách khắc phục thế nào? Đọc ngay bài viết.

Cửa hàng bán lẻ “chết mòn” vì xử lý đơn hàng quá lâu

Một bài toán từ thực tế mà hầu như shop kinh doanh nào cũng gặp phải. Shop của bạn có 3 nhân viên vừa bán hàng, vừa chốt đơn, đóng gói, gửi hàng. Mọi việc vẫn trong tầm kiểm soát cho đến khi bạn quyết định tăng chi phí quảng cáo. Số lượng đơn hàng đột biến khiến người làm chủ vui mừng nhưng nảy sinh vấn đề đau đầu từ đây.

Đơn gửi nhầm sản phẩm -> Khách hoàn hàng, lỗ phí ship

Đơn gửi thiếu sản phẩm -> Khách hủy đơn + review 1 sao

Đơn gửi thừa sản phẩm -> Thâm hụt vốn, người muốn mua lại không có để bán

Bỏ sót, quên đơn -> Khách mắng, bỏ qua shop khác mua

Nhân viên xử lý đơn hàng căng thẳng, quá tải, áp lực -> Xin nghỉ việc

Điều kinh khủng nhất là : Không ai chịu nhận trách nhiệm trong vấn đề này. Tình trạng “cha chung không ai khóc” sẽ khiến ai cũng nghĩ mình đúng. Nhân viên đã làm hết sức mình, còn sếp cho rằng nhân viên thiếu ý thức cố gắng. Nếu thuê thêm người lại “đội” chi phí lên cao, kinh doanh không còn lãi. Chưa kể đến những phản ứng tiêu cực từ chính người mua sắm. Shop đã để lại hình ảnh xấu thì rất khó có cơ hội bán hàng lần tiếp theo cho khách nữa. Khách hàng mới không có, khách hàng cũ mất dần. Có thể thấy nguy cơ phá sản đang cận kề trước mắt.

► Hàng hòa xử lý thế nào? Muốn biết bấm để xem ngay: Hàng hoàn và những pha xử lý “đi vào lòng người” để tránh lỗ vốn

Lý giải nguyên nhân đơn hàng có độ trễ quá cao

Xử lý đơn hàng là gì? Đây là cả một quá trình kể từ khi tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận, xuất kho, đóng gói và vận chuyển hàng hóa đi giao. Quá trình này chỉ kết thúc khi khách hàng ký nhận đầy đủ hàng hóa đã đặt. Do đó, quá trình sẽ bị trễ nếu như từng khâu xử lý không đồng đều về thời gian. Một công đoạn trễ sẽ kéo theo tổng thời gian mà bạn xử lý đơn hàng.

Chẳng hạn, ở khâu tiếp nhận và xác minh đơn hàng. Chỉ cần thông tin có sai lệch, không chính xác về tên, số lượng hàng, địa chỉ thì các bước sau cũng lỗi hết. Khi nhân viên giao hàng không thể liên lạc với khách sẽ quay ngược lại liên hệ shop. Đến lúc đó bạn lại phải đi truy tìm và xác minh đơn hàng từ đầu. Tương tự đến bước xuất kho nếu không nắm được tình trạng hàng tồn. Đến khi không có hàng để bán, khách không thích hủy luôn đơn và đi mua của shop khác.

Nhiều chủ shop đặt hàng theo cảm tính mà không tính toán lượng thừa thiếu. Bắt buộc bạn phải đặt nhiều đơn hàng khác nhau trong cùng một tháng thì sẽ tốn thêm chi phí. Một số trục trặc còn đến từ việc vận chuyển. Lựa chọn đơn vị vận chuyển chậm, không đảm bảo thời gian giao, không có lịch trình vận đơn. Đến khi khách giục vì đợi quá lâu shop cũng khó làm hài lòng khách được. Quy trình xử lý đơn phức tạp vì ở bất kì khâu nào cũng rất dễ phát sinh lỗi.

Giải pháp tối ưu trong quy trình xử lý đơn hàng

Hãy để ý nhân viên xử lý đơn ngày ngày vẫn mất quá nhiều thời gian cho những thao tác giống nhau. Ghi sổ, đặt hàng, xuất kho, gói hàng, đưa ra bưu cục.Trong khi đó nếu thay đổi cách làm truyền thống bằng một giải pháp công nghệ. Mọi thứ sẽ thật dễ dàng để giải quyết.

Sử dụng phần mềm Abit để xử lý đơn đặt hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online là giải pháp hoàn hảo giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên kinh doanh, rút ngắn quy trình xử lý để hàng hóa luân chuyển đến tay khách hàng sớm nhất có thể. Thực tế, một ngày mỗi nhân viên có thể giải quyết  gấp hai, gấp ba số lượng đơn hàng hiện tại khi shop sử dụng Abit.

Với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Abit nhân viên kinh doanh có thể dùng điện thoại di động, máy tính đặt ĐƠN HÀNG TRỰC TUYẾN tại điểm bán. Đơn hàng trên Facebook, sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada), Website, Landing page, được lên tự động khi có số điện thoại. Nếu có khách hàng gọi điện thoại đến hotline, Abit cũng tự động thiết lập luôn đơn tạm. Bạn chỉ cần vào chỉnh sửa thông tin chi tiết như tên, địa chỉ, số lượng mua, giá tiền. Chưa đầy 3 giây sau, kế toán có thể duyệt đơn hàng và lập tức tiến hành xuất kho. Thông tin chính xác về số lượng tồn luôn hiển thị để nhân viên bán hàng tư vấn thuận lợi.

Hàng hóa luôn được quản lý bằng định mức tối thiểu và tối đa. Chủ shop luôn biết được tình trạng hàng hóa để thực hiện nguyên tắc nhập trước – xuất sau. Đảm bảo luôn duy trì đầy đủ hàng để bán cho khách. Sau khi xuất kho bạn có thể tiến hành in hóa đơn và vận đơn bằng tem dán luôn. Đơn hàng nhập máy sẽ chính xác, rõ ràng, hạn chế thiếu sót so với đơn tay. Đồng thời tạo sự minh bạch và chuyên nghiệp hơn trong mắt của khách hàng.

Dùng phần mềm Abit để tối ưu giao hàng

Hệ thống Abit hiện đang kết nối với 6 nhà cung cấp lớn trên toàn quốc. Bao gồm: GHN, GHTK, Viettel Post, VN post, J&T Express và Super Ship. Sau khi đồng bộ với Abit, bạn có thể tiến hành đẩy hàng ngàn đơn hàng sang bộ phận vận chuyển chỉ trong 1 click. Thao tác nhanh, gọn, đơn giản giảm tối đa thời gian vận chuyển đơn hàng. Sau khi đẩy đơn chỉ cần chờ ở shop để bưu tá qua lấy hàng đi giao. Đồng thời nhờ mã vận đơn được cung cấp, bạn sẽ nắm được lịch trình giao hàng. Từ đó cũng giải đáp được thắc mắc của khách nếu họ đang sốt ruột để lấy hàng.

Kết luận

Muốn tăng tốc khi xử lý đơn hàng, bắt buộc ở mỗi công đoạn bạn cần phải tối ưu để tránh sai sót và trong thời gian cho phép. Vì vậy sử dụng phần mềm Abit sẽ giảm tới 60% thời gian cho quá trình. Mà còn gia tăng độ chính xác còn tiết kiệm chi phí so với việc bổ sung thêm nhân viên. Đồng thời đem đến trải nghiệm mua sắm tốt đẹp, làm cho khách hàng cảm thấy tin tưởng để tiếp tục ghé shop nhiều lần hơn.

Ngoài những tính năng trên, Abit còn có thể quản lý nhân viên, chăm sóc sau bán, lên kịch bản trả lời inbox-comment tự động,.. Và còn rất nhiều điều hấp dẫn đang chờ bạn khám phá. Nhanh tay ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ để trải nghiệm tất cả các tính năng của phần mềm trong vòng 15 ngày.